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Vivimos en un mundo digital y cada vez son más los casos relacionados con eDiscovery. La revisión de documentos es la parte que consume más tiempo y, por lo tanto, es la más costosa de un proyecto de eDiscovery. Aquí, veremos los diferentes métodos para la revisión de documentos para ayudarlo a comprender mejor sus opciones. También discutiremos las mejores formas de ahorrar tiempo y dinero mientras realiza su revisión.

Herramientas para reducir la carga de revisión de documentos

Cuando gestionamos revisiones de documentos grandes para nuestros clientes, utilizamos una serie de flujos de trabajo para minimizar los conjuntos de datos. Reducir la población de revisión es la forma más fácil de ahorrar tiempo y dinero cuando se trata de eDiscovery. Nuestras herramientas aprovechan los campos de metadatos, términos de búsqueda, subprocesos de correo electrónico y TAR para ayudar a seleccionar datos redundantes e irrelevantes antes de la revisión del abogado.

Filtros de fecha – Si los datos que está buscando solo ocurrieron dentro de un cierto período de tiempo, use filtros para limitar su búsqueda solo a documentos dentro de esos rangos de fechas.

Términos de búsqueda – Debido al volumen de datos digitales producidos por la mayoría de las personas y empresas, los términos de búsqueda son una excelente manera de reducir el conjunto de datos. Estos términos generalmente se negocian con la parte contraria en función de la Solicitud de interrogatorios. Todos los documentos de nivel superior (principales) o documentos asociados (secundarios) que coincidan con los términos de búsqueda se marcan para su revisión y se suprimen los resultados que no son de búsqueda. Esto puede aumentar la "riqueza" de su conjunto de datos si los términos se eligen cuidadosamente.

Subprocesos de correo electrónico/casi duplicados – Las nuevas tecnologías también pueden ayudar a reducir la cantidad de documentos en su revisión. iDS utiliza Brainspace (una herramienta de análisis) para analizar los subprocesos de correo electrónico y los casi duplicados. Muchos tribunales piden solo documentos inclusivos en la revisión. Los correos electrónicos inclusivos contienen un historial completo de un hilo de correo electrónico en particular (por ejemplo, el correo electrónico original y todas las respuestas). Los correos electrónicos y los archivos adjuntos no incluidos pueden excluirse de la revisión del abogado, lo que reduce aún más el costo y el tiempo.

Revisión asistida por tecnología (TAR) – Este es el proceso de creación y entrenamiento de un modelo predictivo para clasificar o clasificar documentos. TAR combina el conocimiento específico de un revisor humano con la eficiencia de la informática moderna.

Tipos de flujos de trabajo de revisión

Revisión lineal:

La revisión lineal es la forma de revisión más simple y tradicional. Después del procesamiento, los padres y los hijos se agrupan de forma lineal. Los revisores luego mirarán un documento tras otro hasta que se revise todo el conjunto de datos. Esta opción es mejor para conjuntos de datos pequeños, donde un pequeño grupo de revisores puede revisar cada documento en un corto período de tiempo. Estos pequeños conjuntos de datos generalmente provienen de casos con un cronograma ajustado para la revisión o términos de búsqueda muy específicos. iDS puede ayudar a configurar un proceso de revisión lineal para su conjunto de datos. Por ejemplo, podemos crear lotes de revisión (un conjunto de grupos de documentos) donde el correo electrónico y los archivos adjuntos asociados aparecen juntos, organizados por fecha; o ayudarlo a diseñar búsquedas específicas para revisar primero los documentos más relevantes.

Reseña de solo aciertos:

Hay varias maneras diferentes en que un equipo de revisión puede abordar una revisión de "Solo resultados".

Muchos casos aprovechan los términos de búsqueda para seleccionar los conjuntos de datos. iDS puede ayudarlo a ejecutar y analizar los términos de búsqueda en su conjunto de datos y adaptar su revisión en torno a los términos. Al combinar los términos de búsqueda con la revisión lineal a la que se hace referencia anteriormente, iDS puede crear lotes de revisión para enfocar términos prioritarios, custodios o fechas específicas.

Cuando los revisores encuentran documentos receptivos, pueden proceder de una de dos maneras. Los revisores pueden revisar inmediatamente los otros miembros de esa familia de documentos, o pueden continuar con otros documentos con aciertos y regresar a los miembros de la familia después de que se hayan revisado todos los aciertos.

Revisión de TAR:

Una de las formas más eficientes de realizar una revisión de documentos es utilizar un flujo de trabajo TAR. Hay dos sabores principales de TAR, mientras que un tercero aún está en pañales. El primer flujo de trabajo es TAR 1.0, también conocido como codificación predictiva. Un flujo de trabajo de TAR 1.0 toma las decisiones de codificación de un experto en la materia (SME) y construye un modelo predictivo. La PYME refina el modelo a través de la revisión de documentos adicionales hasta el punto en que la capacitación adicional ya no tiene un efecto positivo en el desempeño del modelo. Luego, el modelo predictivo se usa para clasificar y categorizar los documentos restantes sin revisar en dos grupos, a menudo receptivos y no receptivos o relevantes y no relevantes.

Los tres puntos clave de un flujo de trabajo TAR 1.0 son:

1. Se requiere un experto en la materia para entrenar el modelo predictivo.

2. El modelo predictivo se vuelve "estático" una vez que se completa el entrenamiento.

3. Gran parte del trabajo más crítico se realiza por adelantado cuando se entrena el modelo.

El segundo flujo de trabajo es TAR 2.0, también conocido como aprendizaje activo continuo. Un flujo de trabajo TAR 2.0 también crea un modelo predictivo utilizando decisiones de codificación, pero no se requiere una SME. Esto se debe a que el modelo predictivo se entrena durante la totalidad de la revisión, o de forma continua, como sugiere el nombre. Esto elimina gran parte de la carga inicial que se ve en un flujo de trabajo TAR 1.0 y permite a los clientes utilizar recursos de menor costo para la revisión de documentos. Otro beneficio importante de usar un TAR 2.0 es la rapidez con la que puede comenzar a clasificar o categorizar documentos. Según el software que esté utilizando, el modelo predictivo se puede crear y aplicar a los documentos no revisados después de codificar solo un documento. Por supuesto, la precisión y el rendimiento del modelo después de un solo documento de capacitación serán extremadamente bajos. De manera más realista, un modelo predictivo TAR 2.0 puede resultar efectivo después de tan solo 200 documentos de capacitación y mejorará constantemente a medida que se revisen más documentos cuando el flujo de trabajo se ejecute correctamente.

Los tres puntos clave de un flujo de trabajo TAR 2.0 son:

1. Se pueden utilizar recursos de menor costo para realizar la revisión.

2. El modelo predictivo aprende continuamente a medida que se revisan más documentos.

3. Se requiere muy poco esfuerzo inicial antes de que se realicen los beneficios de TAR.

El tercer flujo de trabajo es TAR 3.0. Esta es la adaptación más reciente de un flujo de trabajo TAR y aún no se usa ampliamente. Un flujo de trabajo de TAR 3.0 funciona de manera similar a un flujo de trabajo de TAR 2.0 con una gran diferencia: la población de revisión primero pasa por un algoritmo de agrupación que agrupa documentos conceptualmente similares. Los documentos en el centro de cada grupo se revisan y, si responden, todos los documentos dentro de ese grupo se usan para entrenar el modelo predictivo. La agrupación de conceptos es una herramienta de análisis separada de TAR y merece su propia discusión en una publicación de blog separada. Espere ver más publicaciones de blog e información sobre TAR 3.0 a medida que el flujo de trabajo madure y sea adoptado por más profesionales.

Revise los flujos de trabajo en iDS

En iDS, contamos con un equipo de expertos dedicados a la aplicación de flujos de trabajo TAR y otros flujos de trabajo basados en análisis para ayudar con litigios e investigaciones complejos. Nuestro equipo de Discovery Services Analytics tiene más de una década de experiencia no solo asesorando y ejecutando flujos de trabajo TAR, sino también defendiendo el proceso a través de declaraciones y testimonios de testigos expertos. Trabajamos en colaboración con nuestros clientes para comprender los objetivos de cada revisión de documentos y diseñar una estrategia de revisión que maximice la eficiencia y reduzca los costos asociados con la revisión de documentos.

Vuelva a consultar para obtener más información sobre iDS, TAR y otros flujos de trabajo de revisión, incluida la oferta de revisión patentada de iDS llamada LeanReview™ en futuras publicaciones de blog.

iDiscovery Solutions es una firma de consultoría estratégica, tecnología y servicios expertos que ofrece soluciones personalizadas de eDiscovery, desde análisis forense digital hasta testimonios de expertos para bufetes de abogados y corporaciones en los Estados Unidos y Europa.

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