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Una de las frases que uso a menudo cuando describo a nuestro equipo de iDS Discovery Services Consulting (DSC) es que somos más como un restaurante para sentarse que como un autoservicio de comida rápida. Por ejemplo, en un restaurante de comida rápida, pides lo que quieres y eso es generalmente lo que obtienes. 1) Haga su pedido, 2) el trabajador del drive-thru toma su pedido, 3) su pedido se pasa a la cocina, 4) la cocina completa el pedido, 5) luego se le devuelve el pedido, con poca validación para Confirma que estás recibiendo lo que pediste.

En este escenario, sería como si un consultor de Discovery Services tomara la solicitud de un cliente y la dirigiera directamente al equipo de ingeniería. Pero, ¿qué sucede cuando el equipo de ingeniería tiene una pregunta de seguimiento a esa solicitud? El consultor de eDiscovery de "servicio de comidas rápidas" no tiene la capacidad de responder a esas inquietudes sin volver primero al cliente. Tampoco tienen la experiencia para anticipar qué otras preguntas podrían surgir. 

La verdad es que nadie se detiene a pensar en el verdadero objetivo de la solicitud del cliente, qué otra información se necesita para cumplir con la solicitud o si la solicitud se puede cumplir en el plazo solicitado. Y dado que el cliente es el único que puede brindar orientación, es probable que no obtenga lo que quería en primer lugar. ¿Ves el problema aquí?

La situación es bastante diferente cuando se pide en un restaurante sentado. Allí, el personal está muy bien informado sobre las ofertas, puede dar recomendaciones basadas en preferencias y combinaciones, y puede anticipar preguntas y necesidades. El mesero en un restaurante sentado no solo toma un pedido, sino que ayuda a guiar la experiencia para cumplir con las expectativas, ofrecer opciones que el huésped puede no haber conocido y, al final, brindar un mejor resultado.

Al igual que el restaurante para sentarse, el equipo de consultoría de servicios de descubrimiento de iDS aprovecha nuestro conocimiento de la materia y analiza verdaderamente cada solicitud para confirmar el objetivo del cliente, que se ha comunicado toda la información requerida y que el marco de tiempo solicitado es factible. Hasta que todos los puntos anteriores sean considerados y comunicados al cliente, el equipo de Consultoría de Servicios de Descubrimiento de iDS no contrata al equipo de Ingeniería de iDS. Este enfoque ahorra mucho tiempo y reduce las idas y venidas innecesarias. Además, el cliente recibe verdadera experiencia y consultoría. 

Vea los siguientes ejemplos de cuán diferentes pueden ser los resultados cuando se trabaja con proveedores de eDiscovery que siguen más el enfoque de comida rápida en comparación con el restaurante para sentarse.

¿Cuál es el objetivo de la solicitud del cliente?

Enfoque de comida rápida:

Un cliente envía un correo electrónico al Consultor y solicita buscar en la carpeta de un Custodio específico todas las comunicaciones con una determinada dirección de correo electrónico (cfila@idsinc.com). El consultor toma ese correo electrónico y lo pasa al equipo de ingeniería con pocos detalles adicionales. El equipo de ingeniería crea una búsqueda en la plataforma de alojamiento limitada a la carpeta del custodio y busca en los campos a/de/cc/bcc la dirección de correo electrónico indicada. El Consultor toma esa búsqueda guardada y la envía al cliente y marca la solicitud como completa. 

Enfoque de restaurante sentado:

En cambio, el consultor de eDiscovery analiza la solicitud y consulta con el cliente. El Consultor determina que el objetivo de la solicitud del cliente es encontrar todas las comunicaciones entre y con el custodio específico y la persona propietaria de la dirección de correo electrónico indicada. Al realizar una búsqueda rápida en la plataforma de alojamiento, el Consultor identifica el nombre de la persona propietaria de la dirección de correo electrónico y, al hacerlo, también anota el alias de correo electrónico para ese correo electrónico (Fila, Caitlin).  

Con esta información, el Consultor puede solicitar que se creen búsquedas avanzadas en la plataforma de alojamiento que busquen en todo el espacio de trabajo dónde 1) los campos para/desde/bcc/cc contienen las direcciones de correo electrónico de cada destinatario o los alias de correo electrónico y 2) realice una búsqueda en el índice de las direcciones de correo electrónico y los alias de correo electrónico utilizando la sintaxis de la plataforma de alojamiento.

El enfoque del consultor de eDiscovery amplía la búsqueda para incluir CUALQUIER correo electrónico en el espacio de trabajo de la plataforma de hospedaje que contenga comunicaciones entre y con las dos personas solicitadas. Esto es importante ya que el simple hecho de tener datos desduplicados globales durante el procesamiento podría significar que hay comunicaciones de correo electrónico de respuesta a la búsqueda que residen en la carpeta de un custodio diferente que no se devolverían en la búsqueda del enfoque de comida rápida.

Además, al ampliar la búsqueda para incluir la búsqueda de índice, el Consultor puede identificar instancias en las que quizás el custodio y el propietario de la dirección de correo electrónico se comunicaron en un hilo de correo electrónico, pero no el correo electrónico más reciente/principal y, por lo tanto, aquel cuyos metadatos se extrajeron. no incluye a ambas partes. Una vez más, la búsqueda del enfoque de comida rápida podría estar perdiendo documentos de respuesta adicionales.

¿Qué otra información se necesita para cumplir con la solicitud?

Enfoque de comida rápida:

Un cliente llama y solicita la exportación de un conjunto de documentos. El consultor de eDiscovery dice que no hay problema, cuelga el teléfono y le pide al equipo de ingeniería que prepare la exportación. El recurso de Ingeniería pregunta si el cliente quiere nativos o PDF. El Consultor envía un correo electrónico al Cliente para preguntar. El cliente responde por correo electrónico diciendo que quiere archivos PDF. El Consultor actualiza el recurso Ingeniería. El recurso de Ingeniería pregunta si el cliente quiere imágenes a color o en blanco y negro. El Consultor envía un correo electrónico al Cliente para preguntar. El Cliente responde. Esto puede continuar por múltiples iteraciones ya que el Consultor no tiene la idea de los requisitos para la solicitud de recopilar toda la información por adelantado del Cliente y, por lo tanto, envía al Cliente numerosos correos electrónicos.

Enfoque de restaurante sentado:

El Consultor no solo tiene esta información, sino que también observará la población de documentos antes de responder para hacer recomendaciones al Cliente sobre ciertos tipos de documentos que deben exportarse como nativos. Este Consultor también preguntará cómo piensa el Cliente usar los documentos y sugerirá sellar los documentos con Números de Control si se imprimirán. Este enfoque les ahorra tiempo a todos y garantiza que el cliente obtenga un producto que satisfaga mejor sus necesidades.

¿Se puede realizar la solicitud en el plazo solicitado?

Enfoque de comida rápida:

Un cliente le envía un correo electrónico al Consultor diciéndole que está listo para hacer su primera producción y que quiere enviársela al abogado contrario a la mañana siguiente. El consultor recopila las especificaciones para la producción, completa un formulario de pedido rápido y lo pasa al equipo de ingeniería.

Lo que el Consultor no considera es que uno de los requisitos del cliente es que desee que el prefijo Bates refleje el número de Solicitud de producción al que responde cada documento. El equipo de ingeniería ahora se esfuerza por configurar las búsquedas por separado, ya que esta convención de nomenclatura de Bates requerirá que cada solicitud de producción sea una producción separada. Se plantea entonces que los mismos documentos se marquen como respuesta a múltiples solicitudes de producción. El equipo de ingeniería no puede avanzar sin saber si el cliente está de acuerdo con los documentos producidos varias veces o si hay un orden de prioridad para las solicitudes de producción. Este retraso se suma a la escasez de tiempo y ahora la(s) producción(es) van a retrasarse.

Enfoque de restaurante sentado:

Aquí, el Consultor solicita una llamada rápida con el cliente una vez que se recibe y revisa completamente la solicitud de producción. Al recibir una llamada, el consultor puede discutir con el cliente el tiempo adicional que tomará completar la solicitud de nombre de Bates y el impacto en la fecha límite solicitada, discutir cómo manejar si los documentos responden a múltiples solicitudes y sugerir producir todos los documentos con una sola convención de nomenclatura de prefijo Bates e incluir un nuevo campo en el archivo de carga que designa el número de solicitud. Dependiendo de las respuestas del Cliente, el consultor de eDiscovery le informará qué puede y qué no puede completarse en el plazo solicitado. Por lo tanto, no hay un aviso de última hora para el Cliente sobre el incumplimiento de un plazo y el entregable final no es el resultado de un trabajo apresurado.

¿Qué pasa si quieres comida rápida?

Dicho todo esto, a veces solo quieres algo rápido. Cualquier buen restaurante para sentarse también puede proporcionar una comida rápida para llevar, especialmente con una comunicación avanzada. ¡En lugar de conducir para recoger comida rápida, puede llamar con anticipación a un restaurante para sentarse y obtener la entrega en la acera! El equipo de consultoría de iDS Discovery Services siempre está dispuesto a trabajar con los clientes para ejecutar las solicitudes en el menor tiempo posible. El beneficio de ir a un restaurante, en lugar de un autoservicio de comida rápida, es que incluso estas solicitudes sencillas se analizan rápidamente en busca de preguntas/problemas y el equipo en la cocina está compuesto por personas altamente calificadas y dedicadas que trabajarán para completar el pedido.

¿Qué pasa si solo tienes un presupuesto para comida rápida?

IDS también ofrece diferentes modelos de precios, uno de los cuales es nuestro servicios agrupados – incluyendo una tarifa plana, un costo predecible para su proyecto y la capacidad de escalar fácilmente si el proyecto se expande. Al trabajar con iDS en un asunto de procesamiento y/o hospedaje, no solo está involucrando a los equipos de consultoría e ingeniería de Discovery Services, sino que también tiene a nuestros otros equipos en espera, como Forense digital y Datos estructurados y análisis.

Y más importante…

¡Trabajar en un restaurante sentado es más divertido y atractivo! Dado que nuestros consultores de eDiscovery no son simples tomadores de pedidos, sino expertos calificados, prosperamos con la capacidad de identificar el mejor camino a seguir para nuestros clientes. No puedo contar la cantidad de veces que los diferentes equipos de iDS se han unido para crear una solución a un problema único.

Así que, sea cual sea la experiencia que elijas, asegúrate de que sea la adecuada para ti. De esa manera, puede asegurarse de obtener lo que desea y, lo que es más importante, lo que esperaba.

iDiscovery Solutions es una firma de consultoría estratégica, tecnología y servicios expertos que ofrece soluciones personalizadas de eDiscovery, desde análisis forense digital hasta testimonios de expertos para bufetes de abogados y corporaciones en los Estados Unidos y Europa.

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