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Wir leben in einer digitalen Welt und immer mehr Fälle beschäftigen sich mit eDiscovery. Die Dokumentenprüfung ist der zeitaufwändigste und daher teuerste Teil eines eDiscovery-Projekts. Hier sehen wir uns die verschiedenen Methoden zur Dokumentenprüfung an, damit Sie Ihre Optionen besser verstehen. Wir besprechen auch die besten Möglichkeiten, um Zeit und Geld zu sparen, während Sie Ihre Überprüfung durchführen.

Tools zur Reduzierung der Belastung durch die Dokumentenprüfung

Wenn wir große Dokumentenprüfungen für unsere Kunden verwalten, verwenden wir eine Reihe von Workflows, um Datensätze zu minimieren. Die Reduzierung der Überprüfungspopulation ist der einfachste Weg, um sowohl Zeit als auch Geld zu sparen, wenn es um eDiscovery geht. Unsere Tools nutzen Metadatenfelder, Suchbegriffe, E-Mail-Threading und TAR, um redundante und irrelevante Daten vor der Überprüfung durch den Anwalt auszusortieren.

Datumsfilter – Wenn die gesuchten Daten nur innerhalb eines bestimmten Zeitraums aufgetreten sind, verwenden Sie Filter, um Ihre Suche nur auf Dokumente in diesen Datumsbereichen zu beschränken.

Suchbegriffe – Aufgrund der Menge an digitalen Daten, die von den meisten Menschen und Unternehmen produziert werden, sind Suchbegriffe eine hervorragende Möglichkeit, den Datensatz zu reduzieren. Diese Bedingungen werden normalerweise mit der Gegenseite auf der Grundlage des Vernehmungsersuchens ausgehandelt. Alle Dokumente der obersten Ebene (übergeordnete Dokumente) oder zugehörige Dokumente (untergeordnete Dokumente), auf die die Suchbegriffe zutreffen, werden zur Überprüfung gekennzeichnet und Nicht-Suchtreffer werden unterdrückt. Dies kann den „Reichtum“ Ihres Datensatzes erhöhen, wenn die Begriffe sorgfältig gewählt werden.

E-Mail-Threading/Beinahe-Dupes – Neue Technologien können auch dazu beitragen, die Anzahl der Dokumente in Ihrer Überprüfung zu reduzieren. iDS verwendet Brainspace (ein Analysetool), um E-Mail-Threading und Beinahe-Duplikate zu analysieren. Viele Gerichte fordern bei der Überprüfung nur inklusive Dokumente. Inklusive E-Mails enthalten einen vollständigen Verlauf eines bestimmten E-Mail-Threads (z. B. die ursprüngliche E-Mail und alle Antworten). Nicht inklusive E-Mails und Anhänge können von der Anwaltsprüfung ausgeschlossen werden, was Kosten und Zeit weiter reduziert.

Technologieunterstützte Überprüfung (TAR) – Dies ist der Prozess des Erstellens und Trainierens eines Vorhersagemodells zum Klassifizieren oder Einstufen von Dokumenten. TAR kombiniert das spezifische Wissen eines menschlichen Gutachters mit der Effizienz moderner Computer.

Arten von Review-Workflows

Lineare Überprüfung:

Die lineare Überprüfung ist die einfachste und traditionellste Form der Überprüfung. Nach der Verarbeitung werden die Eltern und Kinder linear zusammengruppiert. Die Gutachter sehen sich dann ein Dokument nach dem anderen an, bis der gesamte Datensatz geprüft ist. Diese Option eignet sich am besten für kleine Datensätze, bei denen eine kleine Gruppe von Prüfern jedes Dokument in kurzer Zeit durchsehen kann. Diese kleinen Datensätze stammen im Allgemeinen aus Fällen mit einem engen Zeitplan für die Überprüfung oder sehr spezifischen Suchbegriffen. iDS kann bei der Einrichtung eines linearen Überprüfungsprozesses für Ihren Datensatz behilflich sein. Beispielsweise können wir Überprüfungsstapel (eine Reihe von Dokumentengruppen) erstellen, in denen die E-Mail und die zugehörigen Anhänge zusammen angezeigt werden, nach Datum organisiert; oder Ihnen helfen, gezielte Suchen zu erstellen, um die relevantesten Dokumente zuerst zu überprüfen.

Hits only Bewertung:

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie ein Überprüfungsteam eine „Nur-Treffer“-Überprüfung angehen kann.

Viele Fälle nutzen Suchbegriffe, um die Datensätze auszusortieren. iDS kann Ihnen dabei helfen, die Suchbegriffe mit Ihrem Datensatz abzugleichen und zu analysieren und Ihre Überprüfung auf die Begriffe zuzuschneiden. Durch Kombinieren der Suchbegriffe mit der oben genannten linearen Bewertung kann iDS Bewertungsstapel erstellen, um auf vorrangige Begriffe, Verwalter oder bestimmte Daten abzuzielen.

Wenn Prüfer responsive Dokumente finden, können sie auf zwei Arten vorgehen. Prüfer können entweder sofort die anderen Mitglieder dieser Dokumentenfamilie prüfen oder sie können mit anderen Dokumenten mit Treffern fortfahren und zu den Familienmitgliedern zurückkehren, nachdem alle Treffer geprüft wurden.

TAR-Überprüfung:

Eine der effizientesten Methoden zur Durchführung einer Dokumentenprüfung ist die Verwendung eines TAR-Workflows. Es gibt zwei Hauptgeschmacksrichtungen von TAR, während eine dritte noch in den Kinderschuhen steckt. Der erste Workflow ist TAR 1.0, auch bekannt als Predictive Coding. Ein TAR 1.0-Workflow trifft die Codierungsentscheidungen eines Fachexperten (SME) und erstellt ein Vorhersagemodell. Das KMU verfeinert das Modell durch zusätzliche Dokumentenprüfung bis zu einem Punkt, an dem sich Weiterbildungen nicht mehr positiv auf die Leistung des Modells auswirken. Das Vorhersagemodell wird dann verwendet, um die verbleibenden nicht überprüften Dokumente in zwei Gruppen einzustufen und zu kategorisieren, oft responsiv und nicht responsiv oder relevant und nicht relevant.

Die drei wichtigsten Erkenntnisse eines TAR 1.0-Workflows sind:

1. Zum Trainieren des Vorhersagemodells ist ein Fachexperte erforderlich.

2. Das Vorhersagemodell wird „statisch“, sobald das Training abgeschlossen ist.

3. Viele der kritischsten Arbeiten werden vorab beim Trainieren des Modells durchgeführt.

Der zweite Workflow ist TAR 2.0, auch bekannt als kontinuierliches aktives Lernen. Ein TAR 2.0-Workflow erstellt auch ein Vorhersagemodell unter Verwendung von Codierungsentscheidungen, aber ein SME ist nicht erforderlich. Dies liegt daran, dass das Vorhersagemodell während der gesamten Überprüfung oder, wie der Name schon sagt, kontinuierlich trainiert wird. Dadurch entfällt ein Großteil der Vorabbelastung, die in einem TAR 1.0-Workflow auftritt, und ermöglicht es Kunden, kostengünstigere Ressourcen für die Dokumentenprüfung zu verwenden. Ein weiterer großer Vorteil bei der Verwendung von TAR 2.0 ist, wie schnell Sie mit der Rangfolge oder Kategorisierung von Dokumenten beginnen können. Abhängig von der verwendeten Software kann das Vorhersagemodell erstellt und auf die ungeprüften Dokumente angewendet werden, nachdem nur ein Dokument codiert wurde. Natürlich wird die Genauigkeit und Leistungsfähigkeit des Modells nach nur einem Trainingsdokument extrem gering sein. Realistischer betrachtet kann sich ein TAR 2.0-Vorhersagemodell bereits nach 200 Schulungsdokumenten als effektiv erweisen und wird sich ständig verbessern, wenn mehr Dokumente überprüft werden, wenn der Workflow ordnungsgemäß ausgeführt wird.

Die drei wichtigsten Erkenntnisse eines TAR 2.0-Workflows sind:

1. Zur Durchführung der Überprüfung können kostengünstigere Ressourcen verwendet werden.

2. Das Vorhersagemodell lernt kontinuierlich, wenn mehr Dokumente überprüft werden.

3. Es ist nur sehr wenig Vorlaufaufwand erforderlich, bevor die Vorteile von TAR realisiert werden.

Der dritte Workflow ist TAR 3.0. Dies ist die neueste Anpassung eines TAR-Workflows und noch nicht weit verbreitet. Ein TAR 3.0-Workflow funktioniert ähnlich wie ein TAR 2.0-Workflow mit einem wesentlichen Unterschied: Die Überprüfungspopulation durchläuft zunächst einen Clustering-Algorithmus, der konzeptionell ähnliche Dokumente zusammenfasst. Das/die Dokument(e) in der Mitte jedes Clusters werden überprüft, und wenn es reagiert, werden alle Dokumente innerhalb dieses Clusters dann verwendet, um das Vorhersagemodell zu trainieren. Konzept-Clustering ist ein separates Analysetool von TAR und verdient eine eigene Diskussion in einem separaten Blogbeitrag. Erwarten Sie weitere Blogbeiträge und Informationen zu TAR 3.0, wenn der Workflow ausgereift ist und von mehr Praktikern angenommen wird.

Review-Workflows bei iDS

Bei iDS haben wir ein Expertenteam, das sich der Anwendung von TAR-Workflows und anderen analysebasierten Workflows widmet, um bei komplexen Rechtsstreitigkeiten und Ermittlungen zu helfen. Unser Discovery Services Analytics-Team verfügt über mehr als ein Jahrzehnt Erfahrung in der Beratung und Ausführung von TAR-Workflows, aber auch in der Verteidigung des Prozesses durch Erklärungen und Sachverständigenaussagen. Wir arbeiten mit unseren Kunden zusammen, um die Ziele jeder Dokumentenprüfung zu verstehen und eine Prüfstrategie zu entwickeln, die die Effizienz maximiert und die mit der Dokumentenprüfung verbundenen Kosten senkt.

Schauen Sie wieder vorbei, um in zukünftigen Blogbeiträgen mehr über iDS, TAR und andere Review-Workflows zu erfahren, einschließlich des proprietären Review-Angebots von iDS namens LeanReview™.

iDiscovery Solutions ist ein strategisches Beratungs-, Technologie- und Expertendienstleistungsunternehmen, das maßgeschneiderte eDiscovery-Lösungen von digitaler Forensik bis hin zu Expertenaussagen für Anwaltskanzleien und Unternehmen in den Vereinigten Staaten und Europa anbietet.

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