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Nous vivons dans un monde numérique et de plus en plus de cas traitent d'eDiscovery. L'examen des documents est la partie la plus chronophage, et donc la plus coûteuse, d'un projet eDiscovery. Ici, nous examinerons les différentes méthodes d'examen des documents pour vous aider à mieux comprendre vos options. Nous discuterons également des meilleures façons d'économiser du temps et de l'argent lorsque vous effectuerez votre examen.

Outils pour réduire le fardeau de l'examen des documents

Lorsque nous gérons des révisions de documents volumineux pour nos clients, nous utilisons un certain nombre de flux de travail pour minimiser les ensembles de données. Réduire le nombre d'avis est le moyen le plus simple d'économiser du temps et de l'argent en matière d'eDiscovery. Nos outils exploitent les champs de métadonnées, les termes de recherche, le fil de discussion des e-mails et le TAR pour aider à éliminer les données redondantes et non pertinentes avant l'examen par l'avocat.

Filtres de dates – Si les données que vous recherchez ne se sont produites que dans un certain laps de temps, utilisez des filtres pour limiter votre recherche aux seuls documents compris dans ces plages de dates.

Termes de recherche – En raison du volume de données numériques produites par la plupart des personnes et des entreprises, les termes de recherche sont un excellent moyen de réduire l'ensemble de données. Ces conditions sont généralement négociées avec la partie adverse sur la base de la demande d'interrogatoires. Tous les documents de niveau supérieur (parents) ou documents associés (enfants) qui correspondent aux termes de recherche sont marqués pour révision et les résultats non liés à la recherche sont supprimés. Cela peut augmenter la « richesse » de votre ensemble de données si les termes sont choisis avec soin.

Enfilage d'e-mails/quasi-dupes – Les nouvelles technologies peuvent également aider à réduire le nombre de documents dans votre examen. iDS utilise Brainspace (un outil d'analyse) pour analyser les threads d'e-mails et les quasi-doublons. De nombreux tribunaux n'exigent que des documents inclusifs dans l'examen. Les e-mails inclusifs contiennent un historique complet d'un fil d'e-mail particulier (par exemple, l'e-mail d'origine et toutes les réponses). Les e-mails et pièces jointes non inclusifs peuvent être exclus de l'examen de l'avocat, ce qui réduit encore les coûts et le temps.

Examen assisté par la technologie (TAR) – Il s'agit du processus de création et de formation d'un modèle prédictif pour classer ou classer les documents. TAR combine les connaissances spécifiques d'un évaluateur humain avec l'efficacité de l'informatique moderne.

Types de workflows de révision

Examen linéaire :

L'examen linéaire est la forme d'examen la plus simple et la plus traditionnelle. Après traitement, les parents et les enfants sont regroupés de manière linéaire. Les examinateurs examineront ensuite un document après l'autre jusqu'à ce que l'ensemble des données soit examiné. Cette option est idéale pour les petits ensembles de données, où un petit groupe de réviseurs peut parcourir chaque document en peu de temps. Ces petits ensembles de données proviennent généralement de cas avec un délai d'examen serré ou de termes de recherche très spécifiques. iDS peut vous aider à mettre en place un processus de révision linéaire pour votre ensemble de données. Par exemple, nous pouvons créer des lots de révision (un ensemble de groupes de documents) où l'e-mail et les pièces jointes associées apparaissent ensemble, organisés par date ; ou vous aider à élaborer des recherches ciblées pour examiner d'abord les documents les plus pertinents.

Examen des clics uniquement :

Il existe plusieurs manières différentes pour une équipe de révision d'aborder une révision "Hits Only".

De nombreux cas exploitent les termes de recherche pour éliminer les ensembles de données. iDS peut vous aider à exécuter et à analyser les termes de recherche par rapport à votre ensemble de données et à adapter votre examen en fonction des termes. En combinant les termes de recherche avec la révision linéaire référencée ci-dessus, iDS peut créer des lots de révision pour cibler des termes prioritaires, des dépositaires ou des dates spécifiques.

Lorsque les examinateurs trouvent des documents réactifs, ils peuvent procéder de deux manières. Les réviseurs peuvent soit réviser immédiatement les autres membres de cette famille de documents, soit continuer avec d'autres documents avec des occurrences et revenir aux membres de la famille une fois que toutes les occurrences ont été révisées.

Examen TAR :

L'un des moyens les plus efficaces d'effectuer une révision de documents consiste à utiliser un flux de travail TAR. Il existe deux versions principales de TAR, tandis qu'une troisième en est encore à ses balbutiements. Le premier flux de travail est TAR 1.0, également appelé codage prédictif. Un flux de travail TAR 1.0 prend les décisions de codage d'un expert en la matière (PME) et construit un modèle prédictif. Le SME affine le modèle grâce à un examen supplémentaire des documents jusqu'à un point où la formation complémentaire n'a plus d'effet positif sur la performance du modèle. Le modèle prédictif est ensuite utilisé pour classer et catégoriser les documents restants non examinés en deux catégories, souvent réactifs et non réactifs ou pertinents et non pertinents.

Les trois principaux points à retenir d'un flux de travail TAR 1.0 sont :

1. Un expert en la matière est requis pour la formation du modèle prédictif.

2. Le modèle prédictif devient « statique » une fois la formation terminée.

3. Une grande partie du travail le plus critique est effectuée dès le départ lors de la formation du modèle.

Le deuxième flux de travail est TAR 2.0, c'est-à-dire l'apprentissage actif continu. Un flux de travail TAR 2.0 crée également un modèle prédictif à l'aide de décisions de codage, mais un SME n'est pas requis. En effet, le modèle prédictif est formé tout au long de l'examen, ou en continu, comme son nom l'indique. Cela élimine une grande partie de la charge initiale observée dans un flux de travail TAR 1.0 et permet aux clients d'utiliser des ressources à moindre coût pour l'examen des documents. Un autre avantage majeur de l'utilisation d'un TAR 2.0 est la rapidité avec laquelle vous pouvez commencer à classer ou à catégoriser les documents. Selon le logiciel que vous utilisez, le modèle prédictif peut être créé et appliqué aux documents non révisés après avoir codé un seul document. Bien sûr, la précision et les performances du modèle après un seul document de formation seront extrêmement faibles. De manière plus réaliste, un modèle prédictif TAR 2.0 peut s'avérer efficace après seulement 200 documents de formation et s'améliorera constamment à mesure que davantage de documents sont examinés lorsque le flux de travail est exécuté correctement.

Les trois principaux points à retenir d'un flux de travail TAR 2.0 sont :

1. Des ressources moins coûteuses peuvent être utilisées pour effectuer l'examen.

2. Le modèle prédictif apprend en permanence à mesure que davantage de documents sont examinés.

3. Très peu d'efforts initiaux sont nécessaires avant que les avantages du TAR ne se concrétisent.

Le troisième workflow est TAR 3.0. Il s'agit de la plus récente adaptation d'un flux de travail TAR et n'est pas encore largement utilisé. Un flux de travail TAR 3.0 fonctionne de manière similaire à un flux de travail TAR 2.0 avec une différence majeure : la population de révision passe d'abord par un algorithme de regroupement qui regroupe des documents conceptuellement similaires. Le ou les documents au centre de chaque cluster sont examinés et s'ils sont réactifs, tous les documents de ce cluster sont ensuite utilisés pour former le modèle prédictif. Le regroupement de concepts est un outil d'analyse distinct de TAR et mérite sa propre discussion dans un article de blog distinct. Attendez-vous à voir plus d'articles de blog et d'informations concernant TAR 3.0 à mesure que le flux de travail mûrit et est adopté par davantage de praticiens.

Examiner les flux de travail chez iDS

Chez iDS, nous avons une équipe d'experts dédiée à l'application des flux de travail TAR et d'autres flux de travail basés sur l'analyse pour vous aider dans les litiges et enquêtes complexes. Notre équipe Discovery Services Analytics a plus d'une décennie d'expérience non seulement dans le conseil et l'exécution des flux de travail TAR, mais également dans la défense du processus par le biais de déclarations et de témoignages d'experts. Nous travaillons en collaboration avec nos clients pour comprendre les objectifs de chaque examen de documents et pour élaborer une stratégie d'examen qui maximise l'efficacité et réduit les coûts associés à l'examen des documents.

Revenez pour en savoir plus sur iDS, TAR et d'autres flux de travail de révision, y compris l'offre de révision exclusive d'iDS appelée LeanReview™ dans les prochains articles de blog.

iDiscovery Solutions est une société de conseil stratégique, de technologie et de services d'experts - fournissant des solutions personnalisées d'eDiscovery allant de la criminalistique numérique au témoignage d'expert pour les cabinets d'avocats et les entreprises aux États-Unis et en Europe.

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