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Einer der Sätze, die ich oft verwende, wenn ich unser Team von iDS Discovery Services Consulting (DSC) beschreibe, ist, dass wir eher wie ein Restaurant mit Sitzgelegenheiten als wie ein Fast-Food-Drive-Thru sind. In einem Fast-Food-Restaurant fragen Sie beispielsweise nach dem, was Sie wollen, und das bekommen Sie im Allgemeinen auch. 1) Geben Sie Ihre Bestellung auf, 2) der Drive-Through-Mitarbeiter nimmt Ihre Bestellung auf, 3) Ihre Bestellung wird an die Küche weitergeleitet, 4) Die Küche schließt die Bestellung ab, 5) Die Bestellung wird dann an Sie zurückgesendet – mit wenig Bestätigung bis bestätigen, dass Sie erhalten, was Sie bestellt haben.

In diesem Szenario wäre es so, als würde ein Discovery Services-Berater die Anfrage eines Kunden entgegennehmen und direkt an das Engineering-Team weiterleiten. Aber was passiert, wenn das Engineering-Team eine Folgefrage zu dieser Anfrage hat? Der „Fast-Food-Drive-Thru“-eDiscovery-Berater ist nicht in der Lage, diese Bedenken zu beantworten, ohne zuerst zum Kunden zurückzukehren. Sie haben auch nicht die Erfahrung, vorherzusehen, welche anderen Fragen aufkommen könnten. 

Die Wahrheit ist, dass niemand innehält, um über das wahre Ziel der Anfrage des Kunden nachzudenken, welche anderen Informationen benötigt werden, um die Anfrage zu erfüllen, oder ob die Anfrage überhaupt in dem angeforderten Zeitrahmen erfüllt werden kann. Und da der Kunde der einzige ist, der Anweisungen geben kann, besteht die Möglichkeit, dass er am Ende nicht das bekommt, was er wollte. Sehen Sie das Problem hier?

Ganz anders verhält es sich bei der Bestellung in einem Sitzrestaurant. Dort kennen sich die Mitarbeiter sehr gut mit den Angeboten aus, können Empfehlungen basierend auf Vorlieben und Kombinationen geben und Fragen und Bedürfnisse antizipieren. Der Kellner in einem Sitzrestaurant nimmt nicht nur eine Bestellung entgegen, sondern hilft stattdessen dabei, das Erlebnis zu lenken, um die Erwartungen zu erfüllen, Optionen anzubieten, die dem Gast möglicherweise nicht bewusst waren, und am Ende ein besseres Ergebnis zu erzielen.

Wie das Sitzrestaurant nutzt das Beratungsteam von iDS Discovery Services unser Fachwissen und analysiert jede Anfrage wirklich, um das Ziel des Kunden zu bestätigen, dass alle erforderlichen Informationen übermittelt wurden und dass der angeforderte Zeitrahmen machbar ist. Bis alle oben genannten Punkte berücksichtigt und dem Kunden mitgeteilt wurden, beauftragt das iDS Discovery Services-Beratungsteam das iDS Engineering-Team nicht. Diese Vorgehensweise spart viel Zeit und reduziert unnötiges Hin und Her. Darüber hinaus wird dem Kunden echte Expertise und Beratung geboten. 

Sehen Sie sich die folgenden Beispiele an, wie unterschiedlich die Ergebnisse sein können, wenn Sie mit eDiscovery-Anbietern zusammenarbeiten, die eher dem Fast-Food-Ansatz als dem Sitzrestaurant folgen.

Was ist das Ziel der Kundenanfrage?

Fast-Food-Ansatz:

Ein Kunde sendet dem Berater eine E-Mail und bittet darum, den Ordner einer bestimmten Depotbank nach allen Mitteilungen mit einer bestimmten E-Mail-Adresse (cfila@idsinc.com) zu durchsuchen. Der Berater nimmt diese E-Mail entgegen und leitet sie mit wenigen zusätzlichen Details an das Engineering-Team weiter. Das Engineering-Team erstellt eine Suche in der Hosting-Plattform, die auf den Ordner der Depotbank beschränkt ist, und durchsucht die Felder An/Von/cc/bcc nach der aufgeführten E-Mail-Adresse. Der Berater nimmt diese gespeicherte Suche und sendet sie an den Kunden und markiert die Anfrage als abgeschlossen. 

Sitzrestaurant-Ansatz:

Der eDiscovery-Berater analysiert stattdessen die Anfrage und berät sich mit dem Kunden. Der Berater stellt fest, dass das Ziel der Kundenanfrage darin besteht, alle Kommunikationen zwischen und mit der spezifischen Depotbank und der Person, der die aufgeführte E-Mail-Adresse gehört, zu finden. Durch eine schnelle Suche auf der Hosting-Plattform identifiziert der Berater den Namen der Person, der die E-Mail-Adresse gehört, und notiert dabei auch den E-Mail-Alias für diese E-Mail (Fila, Caitlin).  

Mit diesen Informationen kann der Berater die Erstellung erweiterter Suchvorgänge in der Hosting-Plattform anfordern, die den gesamten Arbeitsbereich durchsuchen, wobei 1) die Felder An/Von/BCC/CC entweder die E-Mail-Adressen der einzelnen Empfänger oder die E-Mail-Aliase enthalten und 2) Führen Sie eine Indexsuche nach den E-Mail-Adressen und E-Mail-Aliassen durch, indem Sie die Syntax der Hosting-Plattform verwenden.

Der Ansatz des eDiscovery-Beraters erweitert die Suche auf ALLE E-Mails im Arbeitsbereich der Hosting-Plattform, die Kommunikationen zwischen und mit den beiden angeforderten Personen enthalten. Dies ist wichtig, da das bloße Vorhandensein globaler deduplizierter Daten während der Verarbeitung bedeuten könnte, dass es auf die Suche reagierende E-Mail-Kommunikationen gibt, die sich in einem Ordner eines anderen Verwahrers befinden, der bei der Suche des Fast-Food-Ansatzes nicht zurückgegeben würde.

Durch die Erweiterung der Suche um die Indexsuche kann der Berater auch Fälle identifizieren, in denen vielleicht der Verwalter und der Eigentümer der E-Mail-Adresse in einem E-Mail-Thread kommuniziert haben, aber nicht die neueste/oberste E-Mail und daher diejenige, deren Metadaten extrahiert wurden. umfasste nicht beide Parteien. Auch hier könnten der Suche des Fast-Food-Ansatzes möglicherweise zusätzliche responsive Dokumente fehlen.

Welche anderen Informationen werden benötigt, um die Anfrage zu erfüllen?

Fast-Food-Ansatz:

Ein Client ruft an und fordert den Export einer Reihe von Dokumenten an. Der eDiscovery-Berater sagt, kein Problem, legt auf und bittet das Engineering-Team, den Export vorzubereiten. Die Engineering-Ressource fragt, ob der Kunde native oder PDF-Dateien haben möchte. Der Berater sendet dem Kunden eine E-Mail, um ihn zu fragen. Der Kunde meldet sich per E-Mail zurück und sagt, dass er PDFs haben möchte. Der Berater aktualisiert die Engineering-Ressource. Die Engineering-Ressource fragt, ob der Kunde Farbbilder oder Schwarzweißbilder möchte. Der Berater sendet dem Kunden eine E-Mail, um ihn zu fragen. Der Kunde antwortet. Dies kann mehrere Iterationen dauern, da der Berater keinen Einblick in die Anforderungen für die Anfrage hat, um alle Informationen im Voraus vom Kunden zu sammeln, und dem Kunden daher zahlreiche E-Mails sendet.

Sitzrestaurant-Ansatz:

Der Berater hat nicht nur diese Einsicht, sondern wird sich die Dokumentenpopulation ansehen, bevor er antwortet, um dem Kunden Empfehlungen zu bestimmten Dokumenttypen zu geben, die als native Dokumente exportiert werden sollten. Dieser Berater wird auch fragen, wie der Kunde beabsichtigt, die Dokumente zu verwenden, und einen Vorschlag machen, die Dokumente mit Kontrollnummern zu versehen, falls sie gedruckt werden sollen. Dieser Ansatz spart allen Zeit und stellt sicher, dass der Kunde eine Leistung erhält, die seine Bedürfnisse am besten erfüllt.

Kann die Anfrage im gewünschten Zeitrahmen erfüllt werden?

Fast-Food-Ansatz:

Ein Klient sendet dem Berater eine E-Mail, dass er bereit ist, seine erste Produktion zu erstellen, und dass er sie am nächsten Morgen an den gegnerischen Anwalt senden möchte. Der Berater sammelt die Spezifikationen für die Produktion, füllt ein kurzes Bestellformular aus und leitet es an das Engineering-Team weiter.

Was der Berater nicht berücksichtigt, ist, dass eine der Anforderungen des Kunden darin besteht, dass das Bates-Präfix die Produktionsanforderungsnummer widerspiegeln soll, auf die jedes Dokument reagiert. Das Engineering-Team bemüht sich nun, die separaten Suchen einzurichten, da diese Bates-Namenskonvention erfordert, dass jede Produktionsanfrage eine separate Produktion ist. Es wird dann darauf hingewiesen, dass dieselben Dokumente als auf mehrere Produktionsanforderungen reagierend markiert werden. Das Engineering-Team kann nicht weitermachen, ohne zu wissen, ob der Kunde mit mehrfach erstellten Dokumenten einverstanden ist oder ob es eine Prioritätsreihenfolge für die Produktionsanfragen gibt. Diese Verzögerung trägt zusätzlich zur Zeitknappheit bei und jetzt werden die Produktion(en) verspätet sein.

Sitzrestaurant-Ansatz:

Hier bittet der Berater um einen kurzen Anruf beim Kunden, sobald die Produktionsanfrage eingegangen und vollständig überprüft wurde. Durch einen Anruf kann der Berater mit dem Kunden die zusätzliche Zeit besprechen, die für die Vervollständigung des Bates-Namensantrags benötigt wird, und die Auswirkungen auf die angeforderte Frist, besprechen, wie gehandhabt wird, wenn Dokumente auf mehrere Anfragen reagieren, und vorschlagen, alle Dokumente vorzulegen mit einer Namenskonvention mit einem einzigen Bates-Präfix und um ein neues Feld in die Ladedatei aufzunehmen, das die Anforderungsnummer bezeichnet. Abhängig von den Antworten des Kunden wird der eDiscovery-Berater dem Kunden mitteilen, was im angeforderten Zeitrahmen abgeschlossen werden kann und was nicht. Daher gibt es keine Last-Minute-Benachrichtigung an den Kunden über das Versäumen einer Frist, und die Endleistung ist nicht das Ergebnis übereilter Arbeit.

Was ist, wenn Sie Fast Food wollen?

All das sagte, manchmal will man einfach etwas schnelles. Jedes gute Restaurant mit Sitzgelegenheiten kann auch eine schnelle Mahlzeit zum Mitnehmen anbieten, insbesondere mit etwas fortgeschrittener Kommunikation. Anstatt zu fahren, um Fast Food abzuholen, können Sie im Voraus in einem Restaurant anrufen und sich bis zur Bordsteinkante liefern lassen! Das Beratungsteam von iDS Discovery Services ist stets bereit, mit Kunden zusammenzuarbeiten, um Anfragen in kürzester Zeit auszuführen. Der Vorteil, in ein Restaurant zu kommen, anstatt in ein Fast-Food-Drive-Thru, besteht darin, dass selbst diese unkomplizierten Anfragen schnell auf Fragen/Probleme analysiert werden und das Team in der Küche aus hochqualifizierten, engagierten Personen besteht, die sich um sie kümmern die Bestellung abschließen.

Was ist, wenn Sie nur ein Budget für Fast Food haben?

IDS bietet auch verschiedene Preismodelle an, eines davon ist unser gebündelte Leistungen – einschließlich eines Pauschalpreises, vorhersehbarer Kosten für Ihr Projekt und der Möglichkeit zur einfachen Skalierung, wenn das Projekt erweitert wird. Indem Sie mit iDS in einer Verarbeitungs- und/oder Hosting-Angelegenheit zusammenarbeiten, beauftragen Sie nicht nur die Discovery Services Consulting- und Engineering-Teams, sondern Sie haben auch unsere anderen Teams in Bereitschaft, wie z Digitale Forensik und Strukturierte Daten & Analysen.

Und am wichtigsten…

Ein Sitzrestaurant-Ansatz macht mehr Spaß und ist ansprechender! Da unsere eDiscovery-Berater keine einfachen Auftragsnehmer, sondern qualifizierte Experten sind, leben wir von der Fähigkeit, den besten Weg nach vorne für unsere Kunden zu finden. Ich kann nicht zählen, wie oft die verschiedenen Teams bei iDS ihre Köpfe zusammengesteckt haben, um eine Lösung für ein einzigartiges Problem zu finden.

Welches Erlebnis Sie auch wählen, stellen Sie sicher, dass es das Richtige für Sie ist. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Sie bekommen, was Sie wollen und was noch wichtiger ist, was Sie erwartet haben.

iDiscovery Solutions ist ein strategisches Beratungs-, Technologie- und Expertendienstleistungsunternehmen, das maßgeschneiderte eDiscovery-Lösungen von digitaler Forensik bis hin zu Expertenaussagen für Anwaltskanzleien und Unternehmen in den Vereinigten Staaten und Europa anbietet.

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