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L'une des expressions que j'utilise souvent pour décrire notre équipe iDS Discovery Services Consulting (DSC) est que nous ressemblons plus à un restaurant assis qu'à un service au volant de restauration rapide. Par exemple, dans un fast-food, vous demandez ce que vous voulez et c'est généralement ce que vous obtenez. 1) Passez votre commande, 2) le travailleur du service au volant prend votre commande, 3) votre commande est transmise à la cuisine, 4) la cuisine termine la commande, 5) la commande vous est ensuite renvoyée - avec peu de validation pour confirmez que vous recevez ce que vous avez commandé.

Dans ce scénario, ce serait comme si un consultant en services de découverte prenait la demande d'un client et la dirigeait directement vers l'équipe d'ingénierie. Mais que se passe-t-il lorsque l'équipe d'ingénierie a une question complémentaire à cette demande ? Le consultant eDiscovery « service au volant de restauration rapide » n'a pas la capacité de répondre à ces préoccupations sans retourner d'abord vers le client. Ils n'ont pas non plus l'expérience nécessaire pour anticiper les autres questions qui pourraient se poser. 

La vérité est que personne ne s'arrête pour réfléchir au véritable objectif de la demande du client, aux autres informations nécessaires pour répondre à la demande ou si la demande peut même être accomplie dans le délai demandé. Et comme le client est le seul à pouvoir donner des instructions, il y a de fortes chances qu'il n'obtienne pas ce qu'il voulait en premier lieu. Voir le problème ici?

La situation est tout à fait différente lors de la commande dans un restaurant assis. Là, le personnel connaît très bien les offres, peut donner des recommandations en fonction des préférences et des accords, et peut anticiper les questions et les besoins. Le serveur d'un restaurant assis ne se contente pas de prendre une commande, mais aide plutôt à guider l'expérience afin de répondre aux attentes, d'offrir des options dont le client n'était peut-être pas conscient et, au final, d'offrir un meilleur résultat.

Comme le restaurant assis, l'équipe de conseil d'iDS Discovery Services tire parti de notre connaissance du sujet et analyse véritablement chaque demande pour confirmer l'objectif du client, que toutes les informations requises ont été communiquées et que le délai demandé est réalisable. Jusqu'à ce que tous les points ci-dessus soient pris en compte et communiqués au client, l'équipe iDS Discovery Services Consulting n'engage pas l'équipe iDS Engineering. Cette approche permet de gagner beaucoup de temps et de réduire les allers-retours inutiles. De plus, le client bénéficie d'une véritable expertise et d'un conseil. 

Voir les exemples ci-dessous montrant à quel point les résultats peuvent être différents lorsque vous travaillez avec des fournisseurs d'eDiscovery qui suivent davantage l'approche de la restauration rapide par rapport au restaurant assis.

Quel est le but de la demande du client ?

Approche de la restauration rapide :

Un client envoie un e-mail au consultant et demande à rechercher dans le dossier d'un dépositaire spécifique toutes les communications avec une certaine adresse e-mail (cfila@idsinc.com). Le consultant prend cet e-mail et le transmet à l'équipe d'ingénierie avec peu de détails supplémentaires. L'équipe d'ingénierie crée une recherche dans la plate-forme d'hébergement limitée au dossier du dépositaire et recherche les champs to/from/cc/bcc pour l'adresse e-mail indiquée. Le consultant prend cette recherche enregistrée et l'envoie au client et marque la demande comme terminée. 

Approche du restaurant assis :

Le consultant eDiscovery analyse plutôt la demande et consulte le client. Le consultant détermine que l'objectif de la demande du client est de trouver toutes les communications entre et avec le dépositaire spécifique et la personne qui possède l'adresse e-mail indiquée. En effectuant une recherche rapide dans la plateforme d'hébergement, le Consultant identifie le nom de la personne qui possède l'adresse e-mail et, ce faisant, note également l'alias de cet e-mail (Fila, Caitlin).  

Avec ces informations, le Consultant peut demander que des recherches avancées soient créées dans la plate-forme d'hébergement qui recherchent dans l'ensemble de l'espace de travail où 1) les champs vers/de/cci/cc contiennent soit les adresses e-mail de chaque destinataire, soit les alias e-mail et 2) effectuer une recherche d'index pour les adresses e-mail et les alias e-mail en utilisant la syntaxe de la plate-forme d'hébergement.

L'approche du consultant eDiscovery élargit la recherche pour inclure TOUS les e-mails dans l'espace de travail de la plate-forme d'hébergement qui contiennent des communications entre et avec les deux personnes demandées. Ceci est important car le simple fait d'avoir des données globales dédupliquées pendant le traitement pourrait signifier qu'il y a des communications par e-mail réactives à la recherche qui résident dans le dossier d'un dépositaire différent qui ne seraient pas renvoyées dans la recherche de l'approche Fast-Food.

De plus, en élargissant la recherche pour inclure la recherche d'index, le consultant peut alors identifier les cas où peut-être le dépositaire et le propriétaire de l'adresse e-mail ont communiqué dans un fil de discussion, mais pas l'e-mail le plus récent/le plus récent, et donc celui dont les métadonnées ont été extraites, n'incluait pas les deux parties. Encore une fois, la recherche de l'approche de la restauration rapide pourrait potentiellement manquer des documents réactifs supplémentaires.

Quelles autres informations sont nécessaires pour répondre à la demande ?

Approche de la restauration rapide :

Un client appelle et demande l'export d'un ensemble de documents. Le consultant eDiscovery dit qu'il n'y a pas de problème, raccroche le téléphone et demande à l'équipe d'ingénierie de préparer l'exportation. La ressource Ingénierie demande si le client veut des natifs ou des PDF. Le consultant envoie un e-mail au client pour lui demander. Le client répond par e-mail en disant qu'il veut des PDF. Le consultant met à jour la ressource d'ingénierie. La ressource Ingénierie demande si le client veut des images en couleur ou en noir et blanc. Le consultant envoie un e-mail au client pour lui demander. Le Client répond. Cela peut durer plusieurs itérations car le consultant n'a pas la connaissance des exigences de la demande de collecte préalable de toutes les informations du client et envoie donc au client de nombreux e-mails.

Approche du restaurant assis :

Le consultant a non seulement cette idée, mais examinera la population de documents avant de répondre pour faire des recommandations au client sur certains types de documents qui devraient être exportés en tant que natifs. Ce consultant demandera également comment le client a l'intention d'utiliser les documents et suggérera de tamponner les documents avec des numéros de contrôle s'ils seront imprimés. Cette approche fait gagner du temps à tout le monde et garantit que le client obtient un livrable qui répond le mieux à ses besoins.

La demande peut-elle être accomplie dans le délai demandé ?

Approche de la restauration rapide :

Un client envoie un courriel au consultant qu'il est prêt à faire sa première production et qu'il veut l'envoyer à l'avocat adverse le lendemain matin. Le consultant rassemble les spécifications pour la production, remplit un bon de commande rapide et le transmet à l'équipe d'ingénierie.

Ce que le consultant ne tient pas compte, c'est que l'une des exigences du client est qu'il souhaite que le préfixe Bates reflète le numéro de demande de production auquel chaque document répond. L'équipe d'ingénierie s'efforce maintenant de mettre en place des recherches distinctes, car cette convention de dénomination Bates exigera que chaque demande de production soit une production distincte. Il est alors relevé que les mêmes documents sont marqués en réponse à de multiples demandes de production. L'équipe d'ingénierie ne peut pas avancer sans savoir si le client est d'accord avec les documents produits plusieurs fois ou s'il y a un ordre de priorité aux demandes de production. Ce retard ajoute encore au manque de temps et maintenant la ou les productions vont être en retard.

Approche du restaurant assis :

Ici, le consultant demande un appel rapide avec le client une fois la demande de production reçue et entièrement examinée. En prenant un appel, le consultant peut discuter avec le client du temps supplémentaire que prendra la demande de nommage Bates et de l'impact sur le délai demandé, discuter de la façon de gérer si les documents répondent à plusieurs demandes et suggérer de produire tous les documents. avec une seule convention de dénomination de préfixe Bates et d'inclure un nouveau champ dans le fichier de chargement qui désigne le numéro de demande. En fonction des réponses du Client, le Consultant eDiscovery informera le Client de ce qui peut et ne peut pas être réalisé dans le délai demandé. Par conséquent, il n'y a pas d'avis de dernière minute au Client en cas de dépassement d'une échéance et le livrable final n'est pas le résultat d'un travail précipité.

Et si vous vouliez de la restauration rapide ?

Cela dit, parfois vous voulez juste quelque chose de rapide. Tout bon restaurant assis peut également fournir un repas rapide à emporter, en particulier avec une communication avancée. Au lieu de conduire pour aller chercher de la restauration rapide, vous pouvez appeler à l'avance un restaurant assis et obtenir une livraison en bordure de rue ! L'équipe de conseil d'iDS Discovery Services est toujours disposée à travailler avec les clients pour exécuter les demandes dans les plus brefs délais. L'avantage de venir dans un restaurant, au lieu d'un service au volant de restauration rapide, est que même ces demandes simples sont rapidement analysées pour toute question/problème et l'équipe en cuisine est composée de personnes hautement qualifiées et dévouées qui travailleront pour compléter la commande.

Et si vous n'aviez un budget que pour la restauration rapide ?

IDS propose également différents modèles de tarification, dont l'un est notre services groupés - y compris un tarif forfaitaire, un coût prévisible pour votre projet et la possibilité d'évoluer facilement si le projet se développe. En travaillant avec iDS sur une question de traitement et/ou d'hébergement, non seulement vous engagez les équipes de conseil et d'ingénierie de Discovery Services, mais vous avez nos autres équipes en attente telles que Médecine légale numérique et Données structurées et analyses.

Et, surtout…

Une approche de restaurant assis est plus amusante et engageante pour travailler ! Étant donné que nos consultants en eDiscovery ne sont pas de simples preneurs de commandes mais plutôt des experts qualifiés, nous nous efforçons d'identifier la meilleure voie à suivre pour nos clients. Je ne compte plus le nombre de fois où les différentes équipes d'iDS se sont concertées pour trouver une solution à un problème unique.

Alors, quelle que soit l'expérience que vous choisissez, assurez-vous qu'elle vous convient. De cette façon, vous pouvez vous assurer d'obtenir ce que vous voulez et, plus important encore, ce à quoi vous vous attendiez.

iDiscovery Solutions est une société de conseil stratégique, de technologie et de services d'experts - fournissant des solutions personnalisées d'eDiscovery allant de la criminalistique numérique au témoignage d'expert pour les cabinets d'avocats et les entreprises aux États-Unis et en Europe.

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