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Datenzuverlässigkeit beginnt mit der richtigen Erfassung

Dies ist der achte Teil einer Blogserie über Fact Crashing™, die Beschleunigung der Berücksichtigung von ACTION-Daten (Ambient, Contextual, Transactional, IoT, Operational, Navigational) zugunsten der Streitbeilegung.

Es gibt 9 Prinzipien von Fakt Absturz™. Frühere Blogs abgedeckt: 

Grundsatz 1: Daten sind Beweise und auffindbar

Grundsatz 2: Daten sollten frühzeitig adressiert werden

Prinzip 2: Deep Dive

Prinzip 3: Case Issues als datenzentrierte Anfragen formulieren

Prinzip 4: Datenquellen identifizieren, qualifizieren und priorisieren

Grundsatz 5: Daten unterliegen Aufbewahrungs- und Schutzpflichten

Werfen wir nun einen Blick auf das sechste Prinzip.


„Geben Sie mir sechs Stunden, um einen Baum zu fällen, und ich werde die ersten vier damit verbringen, die Axt zu schärfen.“

~ Abraham Lincoln

Dieses Konzept gilt absolut, wenn es um das Sammeln von Daten geht – planen und bereiten Sie sich vor, bevor Sie Brute-Force-Anstrengungen durchführen. Während des gesamten Inkassoprozesses ist die Dokumentation von entscheidender Bedeutung. Kein Detail ist zu klein.

Schritt 1: Verstehen Sie die möglichen Sammelstellen

Es ist wichtig, die verschiedenen Sammelpunkte zu verstehen, die oft als Teil von identifiziert werden Prinzip 3 (Identifizieren und Priorisieren) aber nicht immer auf Sammlungsverteidigung geprüft. Möglicherweise stellen Sie sich einfache Fragen wie „Welches sind alle Zugangspunkte, Meldepunkte, verfügbaren Standard-/vorgefertigten Berichte usw.?“ Manchmal ist der einfachste Sammelpunkt ein bereits verfügbarer Bericht, während in anderen Fällen eine benutzerdefinierte Abfrage und/oder der Zugriff über die Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) erforderlich ist. 

Unabhängig vom Sammelpunkt gibt es einige Dinge, die Sie im Rahmen des Sammelvorgangs dokumentieren möchten.

  • Identifizieren Sie alle Zugangspunkte (z. B. wo/wie können Sie die Daten erhalten)
  • Bestimmen Sie den besten Zugangspunkt für die Sammlung
  • Verwendete Dokumentkriterien (z. B. Datumsbereich, Filter usw.)
  • Wenn Bericht, Version dieses Berichts
  • Wenn es sich um eine benutzerdefinierte Abfrage handelt, dokumentieren Sie diese Abfrage
  • Erfassen Sie die an der Sammlung beteiligten Personen

Denken Sie daran, dass nicht alle Zugangspunkte gleich geschaffen sind, und Sie sollten daher immer verstehen, was über einen Zugangspunkt verfügbar sein kann, aber nicht über einen anderen.

Schritt 2: Beispieldaten

Auch wenn es verlockend sein mag, „gehen Sie einfach vor und führen Sie den Bericht aus“, führen Sie einen Beispielexport/-bericht aus, mit dem Sie die Genauigkeit der Erfassung bewerten können, bevor Sie sich möglicherweise auf das Geschäft auswirken. Wenn Sie beispielsweise einen Zeitraum von drei Jahren haben, wählen Sie einen oder zwei Monate aus, die die meisten Systeme gemeinsam haben, und fordern Sie die Daten für diesen Monat an. Einige Bereiche, in denen Beispieldaten hilfreich sein können, sind:

  • ichIdentifizieren zusätzlicher Felder, die aufgenommen werden müssen
  • Identifizieren unerwarteter Datenanomalien in bestimmten Feldern
  • Identifizieren zusätzlicher Suchwerte, die definiert werden müssen
  • Kürzlich haben wir genau diese Übung durchgeführt und einen einzelnen Monat ausgewählt, der Daten von allen fraglichen verfügbaren Systemen enthielt. Dadurch konnten wir nicht nur die Sammlungsanfragen validieren, sondern auch bewerten, wie potenzielle Analysen durchgeführt werden, sodass wir die Bemühungen weiter priorisieren konnten.

Schritt 3: Sammeln (auch bekannt als Extrakt)

Jetzt ist es Zeit, alle Daten zu erhalten. Bevor Sie auf die große grüne GO-Schaltfläche klicken, denken Sie immer daran, dass größere Abfragen den Geschäftsbetrieb beeinträchtigen können. Daher sollte die Berücksichtigung des Zeitpunkts der Sammlung immer Teil Ihres Prozesses sein. 

Legen Sie vor dem Sammeln des gesamten Datensatzes, sofern verfügbar, alle KPIs fest, die Ihnen bei der Validierung des Exports helfen können (siehe unten für Vorschläge). Obwohl viele Systeme diese Informationen und/oder Fehlerberichte bereitstellen können, sind nicht alle so aufgebaut, dass die Validierung zu einem kritischen Schritt wird.

Denken Sie daran, den gesamten Prozess zu dokumentieren, damit er bei Bedarf wiederholt werden kann. Die Möglichkeit, eine Sammlung zu wiederholen, ist nicht nur gut für die Verteidigung, sondern wird auch oft verwendet, wenn aktualisierte Kriterien bereitgestellt werden (z. B. erweiterter Datumsbereich). 

Schritt 4: Validieren und verifizieren

Hier stellen wir Fragen wie „Was erwarten wir zu bekommen? Haben wir bekommen, was wir erwartet haben? Hat der Kunde uns das geschickt, was er glaubt, uns geschickt zu haben?“

Das Ziel hier ist es, die Erwartung gegenüber der Realität zu validieren. Es gibt einige sehr komplexe Routinen, die verwendet werden können, aber selbst die einfachen können dabei helfen, einfache Anpassungen zu erkennen, die vor der Analyse vorgenommen werden müssen. Berücksichtigen Sie Folgendes, wenn Sie eine Sammlung validieren möchten.

  • Datumsbereich
  • Rekordzahl
  • Feldanzahl
  • Entitätsanzahl
  • Prüfsumme

Wenn die Validierung sicherstellt, dass Sie die Informationen ordnungsgemäß von Punkt A nach Punkt B übermittelt haben, stellt die Verifizierung sicher, dass Sie über die richtigen Daten verfügen. Der Vergleich von Daten mit aktuellen (z. B. Kontostand) oder historischen Berichten (z. B. Jahresabschluss) kann Ihnen die Sicherheit geben, dass Sie nicht zu viel oder zu wenig Daten gesammelt haben. Aus diesem Grund kann es auch sinnvoller sein, in einem Umfang zu sammeln, der ausreicht, um diese Art von Berichten zu bestätigen, und dann eine weitere Filterung aus dem anfänglichen Extraktionskorpus durchzuführen.

Sie müssen diese Erwartungen vor der Abholung dokumentieren lassen. Denken Sie daran … die Dokumentation ist ein Schlüsselelement ordnungsgemäßer Sammlungen.

Schritt 5: Inventar & Store

Allzu oft sehen wir, dass die Analyse sofort beginnt, aber zuerst sollten Sie das Inventar aller erhaltenen Daten dokumentieren und dieses Inventar in Ihrem Aufzeichnungssystem mit einer „Original“ -Kopie der für die Datei gespeicherten Daten aufbewahren.


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