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Daten unterliegen Aufbewahrungs- und Schutzpflichten

Dies ist der siebte Teil einer Blogserie über Fact Crashing™, die Beschleunigung der Berücksichtigung von ACTION-Daten (Ambient, Contextual, Transactional, IoT, Operational, Navigational) zugunsten der Streitbeilegung.

Es gibt 9 Prinzipien von Fakt Absturz™. Frühere Blogs abgedeckt: 

Grundsatz 1: Daten sind Beweise und auffindbar

Grundsatz 2: Daten sollten frühzeitig adressiert werden

Prinzip 2: Deep Dive

Prinzip 3: Case Issues als datenzentrierte Anfragen formulieren

Prinzip 4: Datenquellen identifizieren, qualifizieren und priorisieren

Werfen wir nun einen Blick auf das fünfte Prinzip.


Datenaufbewahrung

Die Daten in Datenbanken werden anders gespeichert und organisiert als E-Mails, Messaging und Benutzerdokumente. Die Reaktionsfähigkeit ist jedoch nicht vom Datenformat abhängig. Die Reaktionsfähigkeit wird durch den Inhalt und die Anwendung auf den aktuellen Rechtsstreit oder die aktuelle Untersuchung bestimmt. Responsive Daten, einschließlich Datenbankfelder und -inhalte, unterliegen daher der Entdeckung. Damit unterliegen sie auch der Aufbewahrungspflicht.

Soweit Datenbankeinträge Teil eines absichtlichen Unternehmenssystems sind, speichern viele dieser Systeme unserer Erfahrung nach Daten auf unbestimmte Zeit. Dies sind häufig Aufzeichnungssysteme für Elemente wie Zeit und Anwesenheit, Vergütung, Rechnungsstellung, Inventar und mehr. Dies ist zum Teil darauf zurückzuführen, dass viele Transaktionsaufzeichnungen im Vergleich zu Freiformdokumenten und E-Mails relativ klein sind und aufgrund ihrer Organisation und strukturierten Abfrage einen großen inneren Wert haben.

Ebenso generieren unbeabsichtigte oder Nebensysteme, insbesondere das Internet der Dinge, eher große Datenmengen mit nur kurzfristigem Wertprofil. Diese Systeme verfügen eher über eine automatische Löschung basierend auf Zeit (z. B. 30-tägige Aufbewahrung) oder Volumen (z. B. 100-GB-Grenzen für Protokolldateien).

Wenn Sie mit der Verwendung beginnen Fact Crashing™ Beachten Sie bei der Identifizierung, Qualifizierung und Priorisierung von Datenquellen, dass die standardmäßige Datenaufbewahrung variieren kann und Sie möglicherweise eine Form der Datenaufbewahrung durchführen müssen.

Datenschutz

Wir erleben eine weltweite Zunahme von Datenschutz- und Datenschutzbedenken. Einige argumentieren, dass dies längst überfällig ist und wir in der Vergangenheit zu nachlässig damit umgegangen sind, wie wir mit finanziellen, gesundheitlichen, persönlichen oder sensiblen Daten umgegangen sind. Egal, wie wir dahin gekommen sind, wo wir sind, wir sind jetzt hier. Datenschutz bedeutet nicht, dass Daten von der Entdeckung ausgenommen sind. Stattdessen bedeutet dies, dass zusätzliche oder explizite Schritte unternommen werden sollten, um die Offenlegung, Verwendung und Verbreitung dieser Daten zu verwalten. Wie in Europa angemerkt, sollten wir die Menge und den Umfang der Offenlegung auf das unter den Umständen notwendige Minimum beschränken.

Über Datenschutz könnte man ein ganzes Buch schreiben. Anstatt dieses Buch in diesen Blog zu quetschen, werde ich einfach anerkennen, dass Datenschutz unerlässlich ist, und einige häufig verwendete Techniken dafür in Rechtsstreitigkeiten nennen.

Zu den Standarddatenschutztechniken gehören:
  • Schutzanordnung
  • Ernennung eines Datenneutralen
  • Datenminimierung
  • Verschlüsselung während der Übertragung
  • Verschlüsselung im Ruhezustand
  • Verwenden Sie die Zugriffskontrolle
  • Rollenbasierte Zugriffskontrolle
  • Anonymisierung

Innerhalb der Rubrik der Anonymisierung gibt es eine Vielzahl von Untertechniken. Einige davon, aufgeführt von David Baladan von DataVersity, sind:

  • Anhäufung
  • Verschlüsselung
  • Verallgemeinerung
  • Hashing
  • Pseudonymisierung
  • Störung
  • Randomisierung und Unterdrückung

Insgesamt tendieren die US-Gerichte dazu, sich für die Entdeckung zu entscheiden. Dies lässt sich auf die erste Verkündung der Federal Rules of Civil Procedure im Jahr 1938 und die Regeln in Bezug auf die Entdeckung zurückführen, die hauptsächlich von Professor Edson Sunderland mit seiner leidenschaftlichen Unterstützung für die Offenlegung und das summarische Urteil geschrieben wurden.

Heutzutage befürworten Gerichte immer noch die Offenlegung relevanter, verhältnismäßiger und bedarfsgerechter Daten. Offiziell ist der Datenschutz keine Ausnahme. Es handelt sich nicht um ein Privileg oder eine Einschränkung. Inoffiziell ist es ein Gouverneur bei vielen Produktionen. Da die Regeln und Gerichte Produktionen bevorzugen, die Gesellschaft jedoch Diskretion bevorzugt, ist es angemessen, Wege zu finden, um den Schutz beim Austausch von Daten zu erhöhen. Es eignet sich sogar noch besser für außergewöhnlich gut organisierte, leicht zugängliche und schnell analysierte strukturierte Daten.

Fazit

Beim Durcharbeiten Fact Crashing™, berücksichtigen Sie die Datenerhaltung und den Datenschutz im Voraus. Dies kann viel Ärger und Angst am hinteren Ende ersparen.


iDS bietet Unternehmen und Anwaltskanzleien auf der ganzen Welt beratende Datenlösungen, die ihnen einen entscheidenden Vorteil verschaffen – sowohl innerhalb als auch außerhalb des Gerichtssaals. Unsere Fachexperten und Datenstrategen sind darauf spezialisiert, Lösungen für komplexe Datenprobleme zu finden und sicherzustellen, dass Daten als Vermögenswert und nicht als Belastung genutzt werden können.

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