Vous venez de parler au téléphone avec un avocat externe et ils veulent des données – beaucoup de données. Votre entreprise est impliquée dans un litige, et cela a déjà été stressant, coûteux et complexe. Maintenant, ils veulent faire appel à un consultant externe pour collecter et conserver les données. 

Tout ce que vous voyez, c'est plus de votre argent durement gagné qui s'envole, et vous voulez désespérément trouver un moyen d'utiliser les ressources existantes pour répondre au besoin et endiguer le flux. 

"Pourquoi devrions-nous faire appel à un consultant pour extraire des données de nos systèmes alors que notre groupe informatique peut le faire gratuitement ?", demandez-vous, convaincu que c'est une bonne solution et qu'elle vous fera économiser de l'argent.

C'est une bonne question. Il est vrai que les consultants peuvent être coûteux et que la valeur que nous offrons peut parfois être vague et difficile à saisir.

Si vous me permettez, j'aimerais passer en revue ce que je considère comme les cinq principales raisons pour lesquelles un consultant externe pourrait être la bonne solution pour vos besoins en matière de préservation des données.

1. L'informatique a déjà des emplois à temps plein

Je n'ai pas encore rencontré une équipe informatique qui ne sautera pas sur un défi. D'après mon expérience, les équipes informatiques sont pleines d'individus sérieux et travailleurs qui seront les premiers à rejoindre la croisade et à dire "nous pouvons le faire". Je n'ai également jamais rencontré une équipe informatique qui n'avait pas déjà une assiette pleine de travail.

Bien que les demandes semblent simples au premier abord – exécuter certaines requêtes, exporter certaines données – elles peuvent rapidement se transformer en demandes beaucoup plus importantes avec des délais beaucoup plus serrés. Un simple "oui, nous pouvons" aujourd'hui peut finir par consommer plusieurs membres de l'équipe pendant des journées entières demain. 

Et pas seulement pour les extractions de données - les avocats auront des questions sur les données. Ou peut-être voudront-ils un ensemble de champs légèrement différent ou poseront-ils des questions sur les différences par rapport aux collectes de données précédemment reçues. Votre équipe informatique peut rapidement être submergée de demandes liées à des litiges alors que ses responsabilités formelles sont mises de côté.

Et si l'équipe informatique se concentrait plutôt sur ses tâches professionnelles formelles ? Les besoins en conseil et les litiges en souffriront et, en fin de compte, la capacité de défendre l'entreprise en sera affectée. 

Cela peut être particulièrement vrai lorsque les délais imposés par le tribunal approchent et que l'avocat a besoin de réponses selon un calendrier établi par le tribunal, et non selon un calendrier considéré comme réaliste ou raisonnable pour l'informatique. Ces demandes peuvent sembler arbitraires et capricieuses, et elles ajouteront de plus en plus de stress à votre équipe informatique à mesure que les délais approchent et que le moral commence à baisser.

L'embauche d'un consultant externe pour protéger votre équipe informatique de ces demandes et du stress qui en résulte peut aider à maintenir le moral et la stabilité de votre équipe informatique, tout en garantissant que les avocats obtiennent l'attention dont ils ont besoin quand ils en ont besoin.

2. Comprendre les litiges

Le conseiller juridique n'a pas passé des années à l'école pour apprendre l'informatique, et votre équipe informatique n'est pas allée à l'école pour comprendre le contentieux. La plupart des équipes informatiques ne connaissent pas bien les nuances, les exigences et les pièges des litiges. Et croyez-moi, des nuances, des exigences et des pièges sont impliqués. 

Qu'il s'agisse de choses simples comme la chaîne de possession ou de préoccupations plus complexes telles que la justesse des données et la compréhension du « pourquoi » les données sont collectées, les experts externes seront plus susceptibles d'avoir une bonne compréhension de la manière dont le bien-fondé de l'affaire a un impact sur la efforts de collecte de données.

Cette connaissance et cette compréhension nous permettent de fournir des commentaires aux avocats, éclairant des données supplémentaires qui peuvent faire la lumière sur des faits pertinents liés à l'affaire qui pourraient autrement être négligés, ou de suggérer différentes méthodes de collecte qui pourraient être plus défendables et cohérentes.     

3. Témoignage

Nous espérons certainement que cela n'ira jamais aussi loin, mais il y a des moments où quelqu'un doit se lever et s'asseoir pour répondre à des questions difficiles sur les données : comment ont-elles été collectées ; comment a-t-il été conservé ; comment savons-nous que nous pouvons compter sur elle?

Bien que ce soit certainement quelque chose que nous nous efforçons d'éviter, c'est aussi quelque chose que nous sommes prêts à faire dans le projet. Cette prévoyance sous-tend bon nombre des processus que nous entreprenons, du contrôle et de l'examen de la qualité à la documentation et aux vérifications de l'intégrité. Le fait de savoir que nous pouvons être appelés à témoigner sur notre méthodologie de collecte et de conservation informe l'ensemble de notre processus.

Lorsque vient le temps de témoigner au sujet de votre collecte de données, avoir quelqu'un qui a non seulement de l'expérience avec la collecte et qui a été impliqué dans le processus, mais qui est également expérimenté dans le témoignage, peut faire toute la différence. Vous devez être honnête et ouvert lorsque vous expliquez comment le processus a été exécuté, mais vous devez également être clair et concis afin que le tribunal et l'avocat comprennent ce qui a été fait et que cela a été fait correctement et de manière appropriée.

4. Communications

Les consultants forment le pont entre deux équipes hautement spécialisées. Votre équipe juridique et votre équipe informatique comptent toutes deux des professionnels hautement qualifiés qui prennent leur travail très au sérieux et travaillent avec diligence pour fournir les meilleurs résultats à votre organisation.

Mais malgré toute la bonne volonté des deux côtés, ils peuvent avoir du mal à communiquer entre eux. L'avocat m'a dit, après avoir quitté une réunion en face à face avec le service informatique, que notre équipe a obtenu plus de l'informatique en deux heures que l'avocat n'en avait obtenu en deux ans. Ce n'est pas qu'ils ne voulaient pas tous résoudre le problème, c'était plutôt qu'ils ne communiquaient tout simplement pas. 

Connaître le bon jargon et les bonnes questions à poser peut renforcer la confiance. Et je ne parle pas du genre de confiance où les gens essaient d'aider ou veulent apporter des réponses – les deux groupes le veulent. C'est le genre de confiance où les gens sentent qu'ils peuvent parler naturellement et librement, où ils ne se soucient pas d'utiliser un jargon ou des acronymes de peur d'être mal compris, et où ils ont l'impression d'être dans une conversation avec un collègue et non dans un entretien.

Faire appel à un consultant externe peut déclencher ce dialogue et aider les gens à communiquer à nouveau. Je plaisante avec des collègues en disant que la moitié de notre travail consiste simplement à traduire, mais il y a du vrai derrière la blague et certainement de la valeur à pouvoir faciliter une conversation.

5. Réduire les risques

Et maintenant, nous atteignons la raison ultime de travailler avec un consultant externe lors de la préservation des données pour les litiges : la réduction des risques. Partout où un litige est impliqué, le potentiel de risque est important. Réduire et contrôler ce risque devrait être une priorité absolue, et un consultant externe possédant l'expérience et les compétences appropriées peut faire la différence.

De l'embarras d'avoir à reproduire plusieurs fois des données jusqu'aux répercussions réelles et importantes d'une spoliation, le contentieux n'est pas une entreprise à prendre à la légère. Rien ne peut éliminer tous les risques lorsque vous êtes impliqué dans un litige, mais l'emploi de personnes possédant l'expérience et les connaissances appropriées peut vous aider à garantir que votre dossier se déroule sans heurts et efficacement, et avec moins de risques. 

Comment un consultant externe pourrait-il vous aider ?

Vous pouvez avoir le meilleur service informatique au monde, et embaucher un consultant externe a toujours du sens. L'équipe d'iDS aimerait vous parler plus en détail de la manière dont nous pouvons aider votre équipe informatique à quitter le support des litiges et à revenir à l'informatique. Contactez-nous aujourd'hui pour planifier une consultation.