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Data Collection, Consultant, Outside Consulatant, Data Preservation, Testimony, Litigation, iDiscovery Solutions

Sie haben gerade mit einem externen Anwalt telefoniert und sie wollen Daten – jede Menge Daten. Ihr Unternehmen ist in einen Rechtsstreit verwickelt, und dieser war bereits stressig, teuer und komplex. Jetzt wollen sie einen externen Berater hinzuziehen, um Daten zu sammeln und aufzubewahren. 

Alles, was Sie sehen, ist, dass mehr von Ihrem hart verdienten Geld aus der Tür fliegt, und Sie möchten verzweifelt einen Weg finden, vorhandene Ressourcen zu nutzen, um den Bedarf zu decken und den Fluss zu stoppen. 

„Warum sollten wir einen Berater beauftragen, Daten aus unseren Systemen abzurufen, wenn unsere IT-Gruppe dies kostenlos tun kann?“, fragen Sie und sind sich sicher, dass dies eine gute Lösung ist und Ihnen Geld sparen wird.

Es ist eine berechtigte Frage. Es stimmt, dass Berater teuer sein können und der Wert, den wir bieten, manchmal vage und schwer zu erfassen ist.

Wenn Sie mit mir einverstanden sind, möchte ich die meiner Meinung nach fünf wichtigsten Gründe aufführen, warum ein externer Berater die richtige Lösung für Ihre Anforderungen an die Datenspeicherung sein könnte.

1. Die IT hat bereits Vollzeitstellen

Ich habe noch kein IT-Team getroffen, das sich keiner Herausforderung stellt. Meiner Erfahrung nach sind IT-Teams voll von ernsthaften, hart arbeitenden Personen, die sich als erste dem Kreuzzug anschließen und sagen: „Das können wir schaffen.“ Ich habe auch noch nie ein IT-Team kennengelernt, das nicht bereits einen vollen Teller mit Arbeit hatte.

Während die Anforderungen zunächst einfach erscheinen – einige Abfragen ausführen, einige Daten exportieren – können sie sich schnell zu viel größeren Anforderungen mit viel engeren Fristen entwickeln. Ein einfaches „Yes we can“ heute kann morgen mehrere Teammitglieder für ganze Tage in Anspruch nehmen. 

Und das nicht nur bei Datenabrufen – der Anwalt wird Fragen zu den Daten haben. Oder vielleicht möchten sie einen etwas anderen Satz von Feldern oder stellen Fragen zu Unterschieden zu zuvor erhaltenen Datensammlungen. Ihr IT-Team kann schnell in Anfragen im Zusammenhang mit Rechtsstreitigkeiten ertrinken, während seine formellen Verantwortlichkeiten auf der Strecke bleiben.

Was ist, wenn sich das IT-Team stattdessen auf seine formellen Aufgaben konzentriert? Der Anwaltsbedarf und die Rechtsstreitigkeiten werden darunter leiden, und letztendlich wird die Fähigkeit, das Unternehmen zu verteidigen, beeinträchtigt. 

Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn gerichtlich angeordnete Fristen näher rücken und der Anwalt Antworten nach einem vom Gericht festgelegten Zeitplan benötigt, der nicht als realistisch oder angemessen für die IT angesehen wird. Diese Anforderungen können willkürlich und unberechenbar erscheinen und werden Ihr IT-Team immer mehr belasten, wenn Fristen drohen und die Moral zu sinken beginnt.

Die Einstellung eines externen Beraters, um Ihr IT-Team vor diesen Anforderungen und dem daraus resultierenden Stress zu schützen, kann dazu beitragen, die Moral und Stabilität Ihres IT-Teams aufrechtzuerhalten und gleichzeitig sicherzustellen, dass der Berater die Aufmerksamkeit erhält, die er benötigt, wenn er sie benötigt.

2. Verständnis von Rechtsstreitigkeiten

Der Rechtsberater hat keine Jahre in der Schule verbracht, um IT zu lernen, und Ihr IT-Team ist dafür nicht zur Schule gegangen Rechtsstreit verstehen. Die meisten IT-Teams sind mit den Nuancen, Anforderungen und Fallstricken von Rechtsstreitigkeiten nicht vertraut. Und glauben Sie mir, es gibt Nuancen, Anforderungen und Fallstricke. 

Von einfachen Dingen wie der CoC bis hin zu komplexeren Bedenken wie der Rechtfertigung der Daten und dem Verständnis, „warum“ die Daten gesammelt werden, haben externe Experten eher ein gutes Verständnis dafür, wie sich die Begründetheit des Falls auf die Daten auswirkt Bemühungen zur Datenerhebung.

Dieses Wissen und Verständnis ermöglicht es uns, dem Anwalt Feedback zu geben, zusätzliche Daten zu erhellen, die relevante Fakten im Zusammenhang mit dem Fall beleuchten können, die ansonsten übersehen werden könnten, oder andere Erhebungsmethoden vorzuschlagen, die vertretbarer und konsistenter sein könnten.     

3. Zeugnis

Wir hoffen natürlich, dass es nie so weit kommt, aber es gibt Zeiten, in denen jemand aufstehen und sich hinsetzen muss, um schwierige Fragen zu den Daten zu beantworten: Wie wurden sie gesammelt; wie wurde es konserviert; Woher wissen wir, dass wir uns darauf verlassen können?

Obwohl wir uns bemühen, dies zu vermeiden, gehen wir auch darauf vorbereitet in das Projekt ein. Diese Weitsicht treibt viele der von uns durchgeführten Prozesse voran, von der Qualitätskontrolle und -prüfung bis hin zur Dokumentation und Integritätsprüfung. Das Wissen, dass wir möglicherweise aufgefordert werden, über unsere Sammlungs- und Bewahrungsmethodik auszusagen, beeinflusst unseren gesamten Prozess.

Wenn es an der Zeit ist, über Ihre Datensammlung auszusagen, sollten Sie jemanden haben, der nicht nur Erfahrung mit der Datensammlung hat und an dem Prozess beteiligt war, sondern auch im Zeugnis erlebt, kann den Unterschied machen. Sie müssen ehrlich und offen sein, wenn Sie erklären, wie das Verfahren durchgeführt wurde, aber Sie müssen auch klar und prägnant sein, damit das Gericht und der Anwalt verstehen, was getan wurde und dass es richtig und angemessen durchgeführt wurde.

4. Kommunikation

Consultants bilden die Brücke zwischen zwei hoch spezialisierten Teams. Ihre Rechtsabteilung und Ihr IT-Team verfügen beide über hochqualifizierte Fachleute, die ihre Arbeit sehr ernst nehmen und fleißig daran arbeiten, die besten Ergebnisse für Ihr Unternehmen zu erzielen.

Doch bei allem guten Willen auf beiden Seiten können sie Schwierigkeiten haben, miteinander zu kommunizieren. Mir wurde von einem Anwalt nach einem persönlichen Treffen mit der IT mitgeteilt, dass unser Team in zwei Stunden mehr aus der IT herausgeholt hat als der Anwalt in zwei Jahren. Es war nicht so, dass sie das Problem nicht alle lösen wollten, es war eher so, dass sie einfach nicht kommunizierten. 

Den richtigen Jargon zu kennen und die richtigen Fragen zu stellen, kann Vertrauen aufbauen. Und ich spreche nicht von der Art von Vertrauen, wo Menschen versuchen zu helfen oder Antworten geben wollen – beide Gruppen wollen das. Dies ist die Art von Vertrauen, bei der die Menschen das Gefühl haben, natürlich und frei sprechen zu können, bei der sie sich aus Angst vor Missverständnissen keine Sorgen über die Verwendung von Fachsprache oder Akronymen machen und bei der sie das Gefühl haben, sich in einem Gespräch mit einem Kollegen und nicht in einem Vorstellungsgespräch zu befinden.

Das Hinzuziehen eines externen Beraters kann diesen Dialog entfesseln und dazu beitragen, dass die Menschen wieder miteinander kommunizieren. Ich scherze mit Kollegen, dass die Hälfte unseres Jobs einfach nur das Übersetzen ist, aber hinter dem Witz steckt Wahrheit und es ist sicherlich wertvoll, in der Lage zu sein, ein Gespräch zu erleichtern.

5. Reduzieren Sie das Risiko

Und jetzt erreichen wir den ultimativen Grund für die Zusammenarbeit mit einem externen Berater bei der Aufbewahrung von Daten für Rechtsstreitigkeiten – die Reduzierung von Risiken. Überall dort, wo es um Rechtsstreitigkeiten geht, ist das Risikopotenzial erheblich. Die Reduzierung und Kontrolle dieses Risikos sollte oberste Priorität haben, und ein externer Berater mit der richtigen Erfahrung und den richtigen Fähigkeiten kann diesen Unterschied ausmachen.

Von der Peinlichkeit, Daten mehrfach reproduzieren zu müssen, bis hin zu den realen und erheblichen Auswirkungen einer Enteignung, ist ein Rechtsstreit kein Unterfangen, das man auf die leichte Schulter nehmen sollte. Nichts kann alle Risiken beseitigen, wenn Sie in einen Rechtsstreit verwickelt sind, aber die Beschäftigung von Personen mit der richtigen Erfahrung und dem richtigen Wissen kann dazu beitragen, dass Ihr Fall reibungslos, effizient und mit weniger Risiko abläuft. 

Wie könnte Ihnen ein externer Berater helfen?

Sie können die beste IT-Abteilung der Welt haben, und die Einstellung eines externen Beraters ist immer noch sinnvoll. Das Team von iDS würde gerne ausführlicher mit Ihnen darüber sprechen, wie wir Ihrem IT-Team dabei helfen können, von der Unterstützung bei Rechtsstreitigkeiten zurück in die IT zu kommen. Kontaktieren Sie uns noch heute, um einen Beratungstermin zu vereinbaren.

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