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Recopilación de datos, Consultor, Consulado externo, Preservación de datos, Testimonio, Litigio, Soluciones iDiscovery

Acaba de hablar por teléfono con un abogado externo y quieren datos, muchos datos. Su empresa está involucrada en un litigio, y ya ha sido estresante, costoso y complejo. Ahora quieren contratar a un consultor externo para que recopile y conserve los datos. 

Todo lo que ve es más dinero del que tanto le costó ganar saliendo por la puerta, y desea desesperadamente encontrar una manera de utilizar los recursos existentes para satisfacer la necesidad y detener el flujo. 

“¿Por qué deberíamos contratar a un consultor para extraer datos de nuestros sistemas cuando nuestro grupo de TI puede hacerlo de forma gratuita?”, se pregunta, confiando en que esta es una buena solución y le permitirá ahorrar dinero.

Es una pregunta justa. Es cierto que los consultores pueden ser costosos y el valor que brindamos a veces puede ser vago y difícil de entender.

Si tiene paciencia conmigo, me gustaría repasar lo que considero las cinco razones principales por las que un consultor externo podría ser la solución adecuada para sus necesidades de conservación de datos.

1. TI ya tiene trabajos de tiempo completo

Todavía tengo que conocer a un equipo de TI que no aceptará un desafío. En mi experiencia, los equipos de TI están llenos de personas serias y trabajadoras que serán las primeras en unirse a la cruzada y decir "podemos hacer eso". Tampoco he conocido nunca a un equipo de TI que no tuviera ya un plato completo de trabajo.

Si bien las solicitudes al principio parecen simples (ejecutar algunas consultas, exportar algunos datos), pueden convertirse rápidamente en demandas mucho más grandes con plazos mucho más ajustados. Un simple “sí podemos” hoy puede terminar consumiendo a varios miembros del equipo durante días enteros mañana. 

Y no solo para extraer datos: el abogado tendrá preguntas sobre los datos. O tal vez quieran un conjunto de campos ligeramente diferente o hagan preguntas sobre las diferencias con las recopilaciones de datos recibidas anteriormente. Su equipo de TI puede ahogarse rápidamente en solicitudes relacionadas con litigios mientras sus responsabilidades formales se quedan en el camino.

¿Qué pasa si el equipo de TI se enfoca en sus deberes laborales formales? Las necesidades de los abogados y los litigios se verán afectados y, en última instancia, se verá afectada la capacidad de defender a la empresa. 

Esto puede ser especialmente cierto cuando se acercan los plazos ordenados por el tribunal y el abogado necesita respuestas en un cronograma establecido por el tribunal, no en uno que se considere realista o razonable para TI. Estas demandas pueden parecer arbitrarias y caprichosas, y agregarán más y más estrés a su equipo de TI a medida que se acercan los plazos y la moral comienza a decaer.

Contratar a un consultor externo para proteger a su equipo de TI de estas demandas y el estrés resultante puede ayudar a mantener la moral y la estabilidad de su equipo de TI, al mismo tiempo que garantiza que los asesores reciban la atención que necesitan cuando la necesitan.

2. Comprender el litigio

El asesor legal no pasó años en la escuela para aprender TI, y su equipo de TI no fue a la escuela para entender el litigio. La mayoría de los equipos de TI no conocen bien los matices, los requisitos y las trampas de los litigios. Y créanme, hay matices, requisitos y trampas involucradas. 

Desde cosas simples como la cadena de custodia, hasta preocupaciones más complejas como la defensa de los datos y la comprensión de "por qué" se recopilan los datos, es más probable que los expertos externos tengan una buena comprensión de cómo los méritos del caso impactan el esfuerzos de recopilación de datos.

Este conocimiento y comprensión nos permite brindar retroalimentación a los abogados, esclarecer datos adicionales que pueden arrojar luz sobre hechos relevantes relacionados con el caso que de otro modo podrían pasarse por alto, o sugerir diferentes métodos de recopilación que podrían ser más defendibles y consistentes.     

3. Testimonio

Ciertamente esperamos que nunca llegue tan lejos, pero hay momentos en que alguien tiene que ponerse de pie y sentarse para responder preguntas difíciles sobre los datos: cómo se recopilaron; cómo se conservó; ¿Cómo sabemos que podemos confiar en él?

Si bien esto es ciertamente algo que nos esforzamos por evitar, también es algo para lo que entramos en el proyecto preparados. Esa previsión impulsa muchos de los procesos que llevamos a cabo, desde el control de calidad y la revisión hasta la documentación y los controles de integridad. Saber que podemos ser llamados a testificar sobre nuestra metodología de recolección y preservación informa todo nuestro proceso.

Cuando llegue el momento de testificar sobre su recopilación de datos, tener a alguien que no solo tenga experiencia en la recopilación y haya estado involucrado en el proceso, sino que también esté experimentado en testimonio, puede hacer toda la diferencia. Debe ser honesto y abierto al explicar cómo se llevó a cabo el proceso, pero también debe ser claro y conciso para que el tribunal y el abogado entiendan lo que se hizo y que se hizo de manera correcta y adecuada.

4. Comunicación

Los consultores forman el puente entre dos equipos altamente especializados. Tanto su equipo legal como su equipo de TI cuentan con profesionales altamente capacitados que se toman su trabajo muy en serio y trabajan diligentemente para brindar los mejores resultados para su organización.

Pero a pesar de toda la buena voluntad de ambas partes, pueden tener dificultades para comunicarse entre sí. El abogado me dijo, después de salir de una reunión cara a cara con TI, que nuestro equipo obtuvo más de TI en dos horas de lo que el abogado había obtenido en dos años. No es que no todos quisieran resolver el problema, era más bien que simplemente no se estaban comunicando. 

Conocer la jerga correcta y las preguntas correctas para hacer puede generar confianza. Y no me refiero al tipo de confianza en el que las personas intentan ayudar o quieren dar respuestas; ambos grupos quieren eso. Este es el tipo de confianza en el que las personas sienten que pueden hablar con naturalidad y libertad, en el que no se preocupan por usar la jerga o las siglas por temor a ser malinterpretados, y en el que sienten que están en una conversación con un colega y no en una entrevista.

Traer a un consultor externo puede desencadenar ese diálogo y ayudar a que las personas se comuniquen nuevamente. Bromeo con mis colegas diciendo que la mitad de nuestro trabajo es simplemente traducir, pero hay una verdad detrás de la broma y ciertamente valor en poder facilitar una conversación.

5. Reducir el riesgo

Y ahora llegamos a la razón principal para trabajar con un consultor externo cuando se conservan datos para litigios: reducir el riesgo. Dondequiera que se trate de un litigio, el potencial de riesgo es significativo. Reducir y controlar ese riesgo debe ser una prioridad máxima, y un consultor externo con la experiencia y las habilidades adecuadas puede marcar la diferencia.

Desde la vergüenza de tener que reproducir datos varias veces hasta las repercusiones reales y significativas de la expoliación, el litigio no es un esfuerzo para tomar a la ligera. Nada puede eliminar todos los riesgos cuando está involucrado en un litigio, pero emplear a personas con la experiencia y el conocimiento adecuados puede ayudar a garantizar que su caso se desarrolle sin problemas y de manera eficiente, y con menos riesgo. 

¿Cómo podría ayudarlo un consultor externo?

Puede tener el mejor departamento de TI del mundo y contratar a un consultor externo sigue teniendo sentido. Al equipo de iDS le encantaría hablar con usted con más detalle sobre cómo podemos ayudar a que su equipo de TI abandone el soporte de litigios y vuelva a TI. Contáctenos hoy para programar una consulta.

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