eDiscovery ha recorrido un largo camino a lo largo de los años. Antes teníamos el laborioso proceso de escanear documentos y revisar cajas, carpetas y sobres llenos de documentos en papel. Hoy en día, eDiscovery se nutre de las eficiencias tecnológicas. El objetivo es reducir el tiempo y el costo de la revisión y, al mismo tiempo, garantizar que no se pierdan los documentos relevantes. Hay enfoques en los que tradicionalmente pensamos, como informes de términos de búsqueda, subprocesos de correo electrónico y análisis avanzados como CAL/TAR, que continúan ayudándonos a reducir el tiempo y el costo de la revisión de documentos. Sin embargo, no existe una solución única para todos los casos. A menudo, estas técnicas se pueden utilizar junto con estrategias de selección adicionales no convencionales para reducir aún más el tiempo de revisión. A continuación se presentan algunas de las técnicas que ejecutamos en iDS según los antecedentes del caso, el volumen de datos, la estrategia de revisión y los plazos del proyecto.  

Objetos incrustados

¿Usted o su equipo se encuentran revisando objetos incrustados sin contenido significativo? Si es así, considere eliminarlos del universo de revisión. Elementos como estos se pueden etiquetar en masa para excluirlos durante la revisión, pero se pueden incluir en la producción de ESI. En uno de los asuntos recientes de iDS, notamos que los objetos incrustados dentro de las presentaciones de PowerPoint estaban inflando la población de documentos en más de 40% después de la aplicación de los términos de búsqueda. Desarrollamos una estrategia para identificar rápidamente los tipos de archivos que tenían contenido revisable y excluir los que no. Este flujo de trabajo automatizado para todas las cargas de datos futuras da como resultado una reducción del tiempo de revisión de más de 50%.

Análisis de dominio

Con el correo electrónico y los datos web, el análisis de dominios es una característica extremadamente infravalorada. El uso de esto durante la evaluación temprana de casos (ECA) puede eliminar de manera eficiente su universo de revisión al eliminar los dominios que no responden antes de finalizar los conjuntos de datos. Por ejemplo, el análisis de dominios puede ayudar a identificar basura, anuncios, suscripciones mensuales o boletines que se pueden eliminar del universo de reseñas. Cuando combinamos el análisis de dominio con la aplicación de términos de búsqueda, podemos reducir la población de revisión de documentos en 5 – 10%. Además, el análisis de dominios cuando se combina con el filtrado de fechas también puede ayudar a identificar comunicaciones cuestionables en litigios por robo de propiedad intelectual.

Alto número de archivos adjuntos

Puede considerar esto una obviedad, pero a menudo pasa desapercibido. ¿Tiene documentos en su universo de documentos con recuentos de archivos adjuntos extremadamente altos? Según los problemas de su caso, es posible que pueda limitar su revisión a los documentos principales. Si el padre no es relevante, puede ser una pérdida de tiempo revisar los archivos adjuntos. Este es un ajuste fácil del flujo de trabajo que puede reducir rápidamente su grupo de revisión.

Informes de tipo de archivo

Los informes de tipo de archivo pueden ayudar a identificar rápidamente tipos de archivos no relevantes. Los tipos de archivos se pueden etiquetar en masa y excluir de la revisión, lo que reduce las poblaciones de documentos. Por ejemplo, los tipos de archivos de código fuente (como Java, clase o archivos bin) pueden ser completamente irrelevantes en su investigación de corrupción y potencialmente pueden excluirse de la revisión.

Normalización de asuntos de correo electrónico/nombres de archivo e informes de conteo

Recomiendo encarecidamente este método para investigaciones y más allá. Normalmente, la normalización implicaría eliminar las abreviaturas de los asuntos de los correos electrónicos, como Respuestas/Reenvíos (RE:/FWD), que pueden proporcionar información sobre las principales líneas de Asunto, así como la frecuencia de estos asuntos de correo electrónico. Esto también puede ayudar a identificar lo que es claramente 'basura'. Puede haber boletines o conversaciones muy repetitivas que puede excluir de la revisión. Ejecutar un informe de conteo sobre el nombre del archivo también puede ayudar a eliminar documentos que no están relacionados con el caso.

Visualización de datos

Visualizar nuestros datos puede ayudar a identificar patrones y deficiencias. Por ejemplo, los gráficos de línea de tiempo podrían revelar posibles lagunas en su colección. Otras herramientas de visualización, como los grupos de conceptos, pueden ayudar a probar la relevancia de los términos de búsqueda antes de revisar decenas de miles de documentos.

Muestreo

Este es otro enfoque que recomiendo encarecidamente, especialmente cuando está optimizando sus términos de búsqueda. Considere la posibilidad de utilizar técnicas de muestreo, como el muestreo aleatorio o estadístico, cuando sus términos de búsqueda arrojen resultados de documentos extremadamente altos. Por ejemplo, puede deducir los documentos relevantes en la población total extrapolando las métricas de relevancia en su conjunto de muestra. Si termina encontrando más documentos no relevantes que relevantes en su conjunto de muestra, puede decir con certeza que sus términos de búsqueda deben optimizarse. Con este enfoque simple, puede ajustar sus términos de búsqueda para mejorar la precisión general y el recuerdo.

Si bien varios factores impulsarán su proyecto, adoptar un enfoque consultivo para comprenderlos puede ayudarnos a identificar el flujo de trabajo más eficiente para su caso. Podemos usar algunas de las técnicas no convencionales discutidas anteriormente para ayudar a obtener respuestas más rápido. Cuando se implementa correctamente, podemos aumentar la eficiencia de la revisión, reducir el tiempo de revisión y refinar la estrategia de revisión.

¿Conoces algún otro fuera de la caja estrategias de sacrificio? Escríbenos a @idsinc.com
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