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eDiscovery, reporting sur les termes de recherche, threading de courrier électronique, analyses avancées, objets intégrés, analyse de domaine, visualisation de données, stratégies de sélection

L'eDiscovery a parcouru un long chemin au fil des ans. Auparavant, nous avions le processus fastidieux de numérisation des documents et d'examen des boîtes, des puits rouges, des dossiers et des enveloppes remplis de documents papier. Aujourd'hui, l'eDiscovery se nourrit de l'efficacité technologique. L'objectif est de réduire le temps et les coûts d'examen tout en garantissant que les documents pertinents ne sont pas oubliés. Il existe des approches auxquelles nous pensons traditionnellement, telles que les rapports sur les termes de recherche, les fils de discussion par e-mail et les analyses avancées telles que CAL/TAR, qui continuent de nous aider à réduire le temps et le coût de l'examen des documents. Cependant, il n'y a pas de solution unique pour tous les cas. Souvent, ces techniques peuvent être utilisées en tandem avec des stratégies d'élimination supplémentaires non conventionnelles pour réduire encore plus le temps d'examen. Vous trouverez ci-dessous certaines des techniques que nous exécutons chez iDS en fonction du contexte du cas, du volume de données, de la stratégie d'examen et des délais du projet.  

Objets intégrés

Est-ce que vous ou votre équipe vous retrouvez à réviser des objets intégrés sans contenu significatif ? Si tel est le cas, envisagez de les supprimer de l'univers des avis. Des éléments comme ceux-ci peuvent être étiquetés en masse pour être exclus lors de l'examen, mais inclus dans la production ESI. Dans l'un des cas récents d'iDS, nous avons remarqué que les objets intégrés dans les présentations PowerPoint gonflaient la population de documents de plus de 40% après l'application des termes de recherche. Nous avons développé une stratégie pour identifier rapidement les types de fichiers qui avaient un contenu révisable et pour exclure ceux qui n'en avaient pas. Ce flux de travail automatisé pour toutes les futures charges de données entraîne une réduction du temps de révision de plus de 50%.

Analyse de domaine

Avec les e-mails et les données Web, l'analyse de domaine est une fonctionnalité extrêmement sous-évaluée. L'utiliser lors de l'évaluation précoce des cas (ECA) peut éliminer efficacement votre univers d'examen en supprimant les domaines non réactifs avant de finaliser les ensembles de données. Par exemple, l'analyse de domaine peut aider à identifier les indésirables, les publicités, les abonnements mensuels ou les newsletters qui peuvent être supprimés de l'univers des avis. Lorsque nous combinons l'analyse de domaine avec l'application de termes de recherche, nous pouvons réduire la population d'examen de documents de 5 à 10%. De plus, l'analyse de domaine lorsqu'elle est combinée avec le filtrage de date peut également aider à identifier les communications douteuses dans les litiges de vol de propriété intellectuelle.

Nombre élevé de pièces jointes

Vous pouvez considérer cela comme une évidence, mais cela passe souvent inaperçu. Avez-vous des documents dans votre univers documentaire avec un nombre de pièces jointes extrêmement élevé ? En fonction des problèmes rencontrés dans votre cas, vous pourrez peut-être limiter votre examen aux documents parents. Si le parent n'est pas pertinent, cela peut être une perte de temps d'examiner les pièces jointes. Il s'agit d'un ajustement facile du flux de travail qui peut rapidement réduire votre pool d'examens.

Rapports sur les types de fichiers

Les rapports sur les types de fichiers peuvent aider à identifier rapidement les types de fichiers non pertinents. Les types de fichiers peuvent être balisés en masse et exclus de la révision, réduisant ainsi les populations de documents. Par exemple, les types de fichiers de code source (tels que les fichiers Java, classe ou bin) peuvent ne pas être pertinents dans votre enquête sur la corruption et peuvent potentiellement être exclus de l'examen.

Normalisation des sujets/noms de fichiers des e-mails et des rapports de pointage

Je recommande fortement cette méthode pour les enquêtes et au-delà. La normalisation impliquerait généralement la suppression des abréviations d'objet d'e-mail telles que Réponses/Transferts (RE:/FWD) qui peuvent donner un aperçu des principales lignes d'objet ainsi que de la fréquence de ces objets d'e-mail. Cela peut également aider à identifier ce qui est clairement « indésirable ». Il peut y avoir des newsletters ou des conversations très répétitives que vous pouvez exclure de l'examen. L'exécution d'un rapport de pointage sur le nom de fichier peut également aider à éliminer les documents non liés à l'affaire.

Visualisation de données

La visualisation de nos données peut aider à identifier les modèles et les lacunes. Par exemple, les graphiques chronologiques pourraient révéler des lacunes potentielles dans votre collection. D'autres outils de visualisation, tels que les clusters de concepts, peuvent aider à tester la pertinence des termes de recherche avant d'examiner des dizaines de milliers de documents.

Échantillonnage

C'est une autre approche que je recommande fortement, surtout lorsque vous optimisez vos termes de recherche. Envisagez des techniques d'échantillonnage telles que l'échantillonnage aléatoire ou statistique lorsque vos termes de recherche génèrent des résultats de documents extrêmement élevés. Par exemple, vous pouvez déduire les documents pertinents dans la population totale en extrapolant les métriques de pertinence dans votre ensemble d'échantillons. Si vous finissez par trouver plus de documents non pertinents que pertinents dans votre échantillon, vous pouvez dire avec certitude que vos termes de recherche doivent être optimisés. Avec cette approche simple, vous pouvez affiner vos termes de recherche pour améliorer la précision globale et le rappel.

Bien que divers facteurs déterminent votre projet, adopter une approche consultative pour les comprendre peut nous aider à identifier le flux de travail le plus efficace pour votre cas. Nous pouvons utiliser certaines des techniques non conventionnelles décrites ci-dessus pour vous aider à obtenir des réponses plus rapidement. Lorsqu'ils sont correctement déployés, nous pouvons augmenter l'efficacité de l'examen, réduire le temps d'examen et affiner la stratégie d'examen.

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