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eDiscovery, Suchbegriffsberichte, E-Mail-Threading, erweiterte Analysen, eingebettete Objekte, Domänenanalyse, Datenvisualisierung, Auslesestrategien

eDiscovery hat im Laufe der Jahre einen langen Weg zurückgelegt. Zuvor hatten wir den arbeitsintensiven Prozess, Dokumente zu scannen und Kartons, rote Vertiefungen, Ordner und Umschläge voller Papierdokumente zu überprüfen. Heute lebt eDiscovery von technologischer Effizienz. Ziel ist es, die Prüfungszeit und -kosten zu reduzieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass die relevanten Dokumente nicht übersehen werden. Es gibt Ansätze, an die wir traditionell denken, wie z. B. Suchbegriffsberichte, E-Mail-Threading und erweiterte Analysen wie CAL/TAR, die uns weiterhin dabei helfen, den Zeit- und Kostenaufwand für die Dokumentenprüfung zu reduzieren. Allerdings gibt es keine One-Size-Fits-All-Lösung für alle Fälle. Häufig können diese Techniken zusammen mit zusätzlichen, unkonventionellen Aussonderungsstrategien verwendet werden, um die Überprüfungszeit noch weiter zu verkürzen. Nachfolgend sind einige der Techniken aufgeführt, die wir bei iDS basierend auf dem Fallhintergrund, dem Datenvolumen, der Überprüfungsstrategie und den Projektzeitplänen ausführen.  

Eingebettete Objekte

Überprüfen Sie oder Ihr Team eingebettete Objekte ohne signifikanten Inhalt? Wenn dies der Fall ist, sollten Sie erwägen, sie aus dem Bewertungsuniversum zu entfernen. Artikel wie diese können für den Ausschluss während der Überprüfung massenhaft markiert, aber in die ESI-Produktion aufgenommen werden. In einem der jüngsten Fälle von iDS haben wir festgestellt, dass die eingebetteten Objekte in PowerPoints die Dokumentpopulation nach der Anwendung von Suchbegriffen um über 401 TP2T aufblähten. Wir haben eine Strategie entwickelt, um schnell die Dateitypen mit überprüfbaren Inhalten zu identifizieren und diejenigen auszuschließen, die dies nicht tun. Dieser automatisierte Workflow für alle zukünftigen Datenladevorgänge führt zu einer Verkürzung der Überprüfungszeit um über 501 TP2T.

Domain-Parsing

Bei E-Mail- und Webdaten ist das Domain-Parsing eine extrem unterbewertete Funktion. Wenn Sie dies während der frühen Fallbewertung (ECA) verwenden, können Sie Ihr Bewertungsuniversum effizient aussortieren, indem Sie nicht reagierende Domänen entfernen, bevor Sie Datensätze fertigstellen. Beispielsweise kann das Domain-Parsing dabei helfen, Junk, Werbung, monatliche Abonnements oder Newsletter zu identifizieren, die aus dem Bewertungsuniversum entfernt werden können. Wenn wir das Domain-Parsing mit der Anwendung von Suchbegriffen kombinieren, können wir die Dokumentenüberprüfungspopulation um 5 – 10% reduzieren. Darüber hinaus kann das Analysieren von Domänen in Kombination mit Datumsfiltern auch dazu beitragen, fragwürdige Kommunikation in Rechtsstreitigkeiten über Diebstahl von geistigem Eigentum zu identifizieren.

Hohe Anzahl an Anhängen

Sie mögen dies für ein Kinderspiel halten, aber es fliegt oft unter dem Radar. Haben Sie Dokumente in Ihrem Dokumentenuniversum mit extrem vielen Anhängen? Basierend auf den Problemen in Ihrem Fall können Sie Ihre Überprüfung möglicherweise auf die übergeordneten Dokumente beschränken. Wenn der Elternteil nicht relevant ist, kann es Zeitverschwendung sein, die Anhänge zu überprüfen. Dies ist eine einfache Workflow-Anpassung, die Ihren Bewertungspool schnell reduzieren kann.

Dateitypberichte

Dateitypberichte können dabei helfen, nicht relevante Dateitypen schnell zu identifizieren. Dateitypen können mit Massen-Tags versehen und von der Überprüfung ausgeschlossen werden, wodurch die Anzahl der Dokumente reduziert wird. Beispielsweise können Quellcode-Dateitypen (wie Java-, Klassen- oder bin-Dateien) bei Ihrer Untersuchung von Beschädigungen völlig irrelevant sein und möglicherweise von der Überprüfung ausgeschlossen werden.

Normalisierung von E-Mail-Betreff/Dateinamen und Tally-Berichten

Ich empfehle diese Methode für Untersuchungen und darüber hinaus. Die Normalisierung würde normalerweise das Entfernen von Abkürzungen in E-Mail-Betreffs wie Antworten/Weiterleitungen (RE:/FWD) beinhalten, die einen Einblick in die obersten Betreffzeilen sowie die Häufigkeit dieser E-Mail-Betreffzeilen geben können. Dies kann auch dabei helfen, zu erkennen, was eindeutig „Ramsch“ ist. Möglicherweise gibt es Newsletter oder sich häufig wiederholende Konversationen, die Sie von der Überprüfung ausschließen können. Das Ausführen eines Tally-Berichts zum Dateinamen kann auch beim Aussortieren nicht fallbezogener Dokumente hilfreich sein.

Datenvisualisierung

Die Visualisierung unserer Daten kann helfen, Muster und Mängel zu erkennen. Beispielsweise könnten Zeitachsendiagramme potenzielle Lücken in Ihrer Sammlung aufzeigen. Andere Visualisierungstools wie Konzeptcluster können dabei helfen, die Relevanz von Suchbegriffen zu testen, bevor Zehntausende von Dokumenten überprüft werden.

Probenahme

Dies ist ein weiterer Ansatz, den ich sehr empfehle, insbesondere wenn Sie Ihre Suchbegriffe optimieren. Erwägen Sie Stichprobentechniken wie zufällige oder statistische Stichproben, wenn Ihre Suchbegriffe extrem viele Dokumenttreffer ergeben. So können Sie beispielsweise durch Hochrechnung der Relevanzmetriken in Ihrer Stichprobe auf die relevanten Dokumente in der Gesamtpopulation schließen. Finden Sie am Ende mehr nicht-relevante Dokumente als relevante in Ihrer Stichprobe, können Sie mit Sicherheit sagen, dass Ihre Suchbegriffe optimiert werden müssen. Mit diesem einfachen Ansatz können Sie Ihre Suchbegriffe optimieren, um die Gesamtpräzision und den Wiedererkennungswert zu verbessern.

Obwohl verschiedene Faktoren Ihr Projekt vorantreiben, kann uns ein beratender Ansatz helfen, sie zu verstehen, um den effizientesten Workflow für Ihren Fall zu ermitteln. Wir können einige der oben beschriebenen unkonventionellen Techniken verwenden, um schneller Antworten zu erhalten. Bei richtiger Bereitstellung können wir die Überprüfungseffizienz erhöhen, die Überprüfungszeit verkürzen und die Überprüfungsstrategie verfeinern.

Kennen Sie noch andere aus der Kiste Keulungsstrategien? Schreiben Sie uns an @idsinc.com
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