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Soluciones basadas en la nube y cómo cambian las obligaciones de divulgación y divulgación.

Por Daniel Rupprecht el 16/11/20 11:49

Soluciones basadas en la nube para las obligaciones de descubrimiento

El descubrimiento y la interrogación/divulgación de datos pueden ser un campo minado virtual en Europa. En todas las circunstancias, se deben abordar diferentes requisitos jurisdiccionales y protecciones antes de que la información pueda procesarse o trasladarse de su entorno nativo. Desde el privilegio del cliente del abogado y la privacidad personal hasta los estatutos de bloqueo y las regulaciones de protección de datos, la recopilación mayorista de información almacenada electrónicamente (ESI) debe pasar por una letanía de controles y equilibrios antes de llegar a manos del asesor legal o las autoridades solicitantes.

El propósito de este artículo es:

  • Explore las soluciones emergentes para el enigma del volumen de datos
  • Considere cómo las soluciones emergentes se relacionan con las investigaciones regulatorias
  • Identificar diversos problemas asociados con la portabilidad de datos
  • Busque opciones que permitan una mayor flexibilidad en la implementación, afectando tanto el tiempo como el costo.

El enfoque estándar para el análisis de datos

En su forma más simple, el análisis de datos sigue esta hoja de ruta de muy alto nivel.

  • Identificación de datos
  • Colección
  • Procesando
  • Análisis
  • Revisar
  • Producción

Cada fase requiere una multitud de tecnologías para llevar de una etapa a la siguiente, y cada fase es necesaria para proporcionar al usuario información esencial para proteger los derechos de los sujetos.

Comprender dónde se pueden encontrar los datos dentro de cualquier organización siempre será el primer paso. Cada proyecto se hace o se rompe por qué tan bien se almacena la información. Comúnmente conocida como gobierno de la información, esta responsabilidad recae en el individuo o la corporación que controla los datos. Un buen manejo de los propios datos es primordial cuando se identifica información potencialmente relevante. Saber quién o qué podría estar involucrado también proporciona claridad sobre cuán medida o sólida debe ser una colección. Cuanto menos sepa, más información debe recopilarse para garantizar que se hayan capturado todos los datos relevantes.

Una vez que se han identificado conjuntos de datos particulares, puede comenzar la extracción. La recolección generalmente se lleva a cabo en el sitio con recursos internos o mediante la asociación con un experto forense. Nuevamente, esta tarea requiere una idea clara sobre lo que es aceptable con respecto a las regulaciones vigentes, pero también requiere un nivel de experiencia para evitar el robo de metadatos importantes, información de antecedentes en todos y cada uno de los documentos en los que se basa para analizar ESI. Una vez extraídos, se determina dónde deben ir los datos.

Las jurisdicciones europeas siguen diferentes reglas con respecto a la portabilidad de datos. El RGPD, que entró en vigencia en 2018, intentó armonizar las diversas leyes de protección de datos en todo el continente; sin embargo, se han implementado otras limitaciones en la transferencia de datos para complementar el RGPD, lo que crea desafíos adicionales al implementar soluciones flexibles. Los estatutos de bloqueo de Francia, por ejemplo, requieren que todas las comunicaciones relacionadas con la realización de negocios dentro de sus fronteras permanezcan en el país, incluso si están sujetas a procedimientos legales en el extranjero. Con vehículos diseñados específicamente que solo permiten la transferencia de datos fuera de Francia, todas las soluciones tecnológicas para el análisis de datos deben seguir siendo locales.

El mercado de eDiscovery se basa en un modelo de entrada/salida de gigabytes (GB) en el que la cantidad de datos ingeridos, procesados y almacenados se cobra por GB.

Debido al alto costo de los equipos instalados, nuevamente debido en parte a las estrictas reglas sobre la transferencia de datos, junto con el mantenimiento asociado con el mantenimiento, aquellos que aprovechan las tecnologías avanzadas para obtener información relevante rápidamente, a menudo se preguntan si hay otras opciones. .

Aunque para algunos, las soluciones locales serán la única opción, ahora existen alternativas que pueden aprovechar los entornos en la nube y están proporcionando ahorros de costos sin perder el acceso a los análisis de próxima generación esenciales para manejar grandes volúmenes de datos.

AWS y análisis de datos en la nube

Servicios web de Amazon (AWS)

es un entorno de computación en la nube que permite a los suscriptores almacenar datos y soluciones basadas en software en "granjas de servidores" ubicadas en todo el mundo. Sobre una base de pago por uso, aquellos que aprovechan se benefician de la falta de infraestructura en las instalaciones y el costo de mantenimiento. También se benefician de la capacidad de escalar hacia arriba o hacia abajo según sea necesario, tienen acceso a controles de seguridad en línea con los regímenes regulatorios más estrictos y pueden adoptar la flexibilidad para moverse de una región a la siguiente con fluidez.

Como se dijo, el RGPD no es la única preocupación cuando se trata de procesamiento y análisis de datos. Ningún problema crea más preocupación que la transferibilidad de los datos fuera de ciertas jurisdicciones. Alemania y Francia son dos de los países más rígidos de Europa cuando se trata de recopilar/transferir datos fuera del país.

Para abordar esto, Amazon ha colocado "granjas de servidores" en ubicaciones que se adhieren estrictamente a las diferencias jurisdiccionales y bloquean los datos de acuerdo con las reglas y regulaciones de esa ubicación. El control de los datos lo mantiene únicamente el suscriptor y permanece en la región designada a menos que el suscriptor lo apruebe nuevamente.

Por lo tanto, en el caso de Alemania y Francia, los datos permanecen en la Región de la UE de AWS (Fráncfort) y la Región de la UE de AWS (París) respectivamente, a menos que se indique específicamente que se muevan los datos fuera de esa región en particular..

AWS también brinda la seguridad que esperan las autoridades de protección de datos en todo el continente. Mantener la confidencialidad de la información, tanto privilegiada como patentada, es de vital importancia para cualquier institución. Aquellos que buscan construir su infraestructura en la nube y almacenar información potencialmente confidencial tienen la seguridad de que los datos reciben el más alto nivel de seguridad. Los entornos de AWS cuentan con las certificaciones más estrictas, incluida la ISO27001, y son mucho más avanzados que las redes internas propias de la mayoría de las organizaciones. Los sistemas se revisan regularmente y cualquier problema que pueda surgir se informa al momento del descubrimiento.

Las empresas de eDiscovery que operan en varias jurisdicciones se han encontrado con diversos obstáculos al implementar soluciones tecnológicas en diferentes ubicaciones. Al aprovechar un entorno de AWS, tanto los profesionales de eDiscovery como sus bufetes de abogados y clientes corporativos ahora pueden beneficiarse de una serie de nuevas opciones y oportunidades.

Según Stuart Clarke, NUIX, director de tecnología y director global de seguridad e inteligencia, “las nuevas ubicaciones de almacenamiento y tipos de datos no son un fenómeno nuevo, es una constante, pero también lo son los desafíos de recopilación que conlleva. Puede parecer natural querer recopilar y descargar datos de la nube en contenedores con solidez forense, pero los repositorios como Office365, Google Vault, Box y más no se prestan a esto y hay mucho que considerar. Los proveedores de la nube a menudo aceleran el acceso cuando intenta obtener datos y los problemas de conectividad corren el riesgo de estropear los datos. Existe una necesidad cada vez mayor de resolver los problemas, incluida la retención legal, la búsqueda federada y la preservación defendible de los datos mientras se encuentran en la nube”.

eDiscovery en la nube

Al tener en cuenta los beneficios de operar en un entorno de nube, ¿cómo puede la creación de una instancia de administración de datos o revisión de documentos en una región de AWS crear eficiencias en el espacio de eDiscovery?

Lo primero y más importante es la movilidad.

Los proveedores de servicios ya no necesitan estar encerrados en una sola ubicación. Las plataformas y las capacidades de revisión de documentos se pueden activar prácticamente en cualquier lugar y debido a que cada región debe cumplir con los estándares de protección de datos de esa jurisdicción en particular, los proveedores de tecnología de descubrimiento cumplen desde el principio.

Una queja común asociada con las opciones de servidores físicos es el mantenimiento de los distintos sistemas en línea. Esto requiere mano de obra significativa y un monitoreo constante para garantizar que todas las funciones permanezcan operativas. Cuando ocurren problemas, el tiempo de inactividad puede durar horas o más. Esto se vuelve aún más frecuente si los servidores móviles se implementan en el sitio y requieren aún más monitoreo y mantenimiento regular, lo que conlleva un riesgo aún mayor de tiempo de inactividad. Bajo una instancia de AWS, el monitoreo casi constante y los recursos de copia de seguridad sin fin brindan un nivel de estabilidad inigualable cuando se utiliza una opción más estándar. Esto significa menos posibilidades de que surjan problemas y un reconocimiento del ahorro de costos de los abogados inactivos que no pueden acceder a los documentos para revisar.

El aumento de los volúmenes de datos es un hilo común en todos los problemas asociados con la tecnología de descubrimiento. Cuantos más datos se procesen; más costo asociado con su revisión. Dado que la creación de datos crece exponencialmente cada año, la lógica dicta que la gestión de esos datos y los costos asociados también crecerán exponencialmente. Al mantener una plataforma de revisión en la nube, los suscriptores pueden implementar tecnologías de investigación a la mitad del costo, si no menos. Gran parte de los gastos generales debido a la creación, operación y monitoreo de sistemas se ahorran y, por lo tanto, se pueden transferir al usuario final. Esto permite a los proveedores de servicios que optan por soluciones en la nube centrarse en productos de mayor valor añadido, como la consultoría.

Conclusión

Las soluciones basadas en la nube, como la tecnología de descubrimiento implementada en un entorno de AWS, no serán para todos. Cada organización tiene sus propias preocupaciones al considerar las diversas opciones asociadas con la recopilación y revisión de datos.

  • Para algunos será información de propiedad que es altamente confidencial.
  • Otros pueden centrarse en los derechos de los sujetos y la privacidad de los datos.
  • Sin embargo, para la mayoría, los costos asociados con el interrogatorio y, en última instancia, la divulgación de información relevante se están volviendo inmanejables a medida que los volúmenes de datos continúan aumentando.

Bajo estas circunstancias, es importante tener opciones, una de las cuales es aprovechar una solución basada en la nube. Más industrias están comenzando a aceptar los beneficios y, a medida que la comprensión del cumplimiento y la adherencia a las obligaciones regulatorias se vuelven más claras, más adoptarán esto como una solución viable. Los proveedores de tecnología de descubrimiento deberían considerar lo mismo o correr el riesgo de impedir que algunos usuarios potenciales accedan a valiosas herramientas de descubrimiento debido al alto costo del almacenamiento de datos.

A medida que las instituciones financieras e incluso los organismos encargados de hacer cumplir la ley pasan al uso de la nube para sus operaciones, sus trabajadores ya disfrutan de flexibilidad y las organizaciones se benefician de costos más bajos. Solo tiene sentido que las plataformas de divulgación e interrogación de documentos hagan lo mismo. Mira este espacio.


iDiscovery Solutions es una firma de consultoría estratégica, tecnología y servicios expertos que ofrece soluciones personalizadas de eDiscovery, desde análisis forense digital hasta testimonios de expertos para bufetes de abogados y corporaciones en los Estados Unidos y Europa.

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