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Cloudbasierte Lösungen und wie sie Offenlegungs- und Offenlegungspflichten verändern.

Von Daniel Rupprecht am 16.11.20 11:49

Cloudbasierte Lösungen für Discovery-Verpflichtungen

Entdeckung und Datenabfrage/Offenlegung können in Europa ein virtuelles Minenfeld sein. Unter allen Umständen müssen unterschiedliche rechtliche Anforderungen und Schutzmaßnahmen berücksichtigt werden, bevor Informationen verarbeitet oder aus ihrer ursprünglichen Umgebung verschoben werden können. Vom Anwaltsgeheimnis und der Privatsphäre bis hin zu Sperrgesetzen und Datenschutzbestimmungen muss die umfassende Sammlung elektronisch gespeicherter Informationen (ESI) eine Litanei von Kontrollen durchlaufen, bevor sie in die Hände des Rechtsbeistands oder der anfordernden Behörden gelangt.

Der Zweck dieses Artikels ist:

  • Erkunden Sie neue Lösungen für das Problem des Datenvolumens
  • Überlegen Sie, wie sich neue Lösungen auf behördliche Untersuchungen beziehen
  • Identifizieren Sie verschiedene Probleme im Zusammenhang mit der Datenübertragbarkeit
  • Suchen Sie nach Optionen, die mehr Flexibilität bei der Bereitstellung ermöglichen und sich sowohl auf Zeit als auch auf Kosten auswirken.

Der Standardansatz zur Datenanalyse

In ihrer einfachsten Form folgt die Datenanalyse dieser sehr groben Roadmap.

  • Datenidentifikation
  • Sammlung
  • wird bearbeitet
  • Analyse
  • Rezension
  • Produktion

Jede Phase erfordert eine Vielzahl von Technologien, um eine Phase zur nächsten voranzutreiben, und jede Phase ist notwendig, um dem Benutzer wesentliche Informationen zum Schutz der Betroffenenrechte bereitzustellen.

Zu verstehen, wo Daten innerhalb einer Organisation zu finden sind, wird immer der erste Schritt sein. Jedes Projekt hängt davon ab, wie gut Informationen gespeichert werden. Diese Verantwortung, die gemeinhin als Information Governance bezeichnet wird, liegt bei der Einzelperson oder dem Unternehmen, das die Kontrolle über die Daten hat. Ein guter Umgang mit den eigenen Daten ist das A und O bei der Identifizierung potenziell relevanter Informationen. Zu wissen, wer oder was beteiligt sein könnte, schafft auch Klarheit darüber, wie gemessen oder robust eine Sammlung sein muss. Je weniger Sie wissen, desto mehr Informationen müssen gesammelt werden, um sicherzustellen, dass alle relevanten Daten erfasst wurden.

Sobald bestimmte Datensätze identifiziert wurden, kann die Extraktion beginnen. Die Erfassung erfolgt in der Regel vor Ort entweder mit internen Ressourcen oder in Zusammenarbeit mit einem Forensik-Experten. Auch diese Aufgabe erfordert ein klares Nachdenken darüber, was in Bezug auf geltende Vorschriften akzeptabel ist, erfordert aber auch ein gewisses Maß an Fachwissen, um den Diebstahl wichtiger Metadaten und Hintergrundinformationen zu jedem einzelnen Dokument zu vermeiden, auf das man sich bei der Analyse von ESI stützt. Nach dem Extrahieren wird bestimmt, wohin die Daten gehen sollen.

Die europäischen Gerichtsbarkeiten befolgen unterschiedliche Regeln zur Datenübertragbarkeit. Die DSGVO, die 2018 in Kraft trat, versuchte, die verschiedenen Datenschutzgesetze auf dem gesamten Kontinent zu harmonisieren, es wurden jedoch andere Beschränkungen für die Datenübertragung eingeführt, um die DSGVO zu ergänzen, was zusätzliche Herausforderungen beim Einsatz flexibler Lösungen schafft. Frankreichs Sperrgesetze verlangen beispielsweise, dass alle Mitteilungen, die sich auf die Abwicklung von Geschäften innerhalb seiner Grenzen beziehen, im Land bleiben, selbst wenn sie Gegenstand eines Gerichtsverfahrens im Ausland sind. Da speziell konstruierte Fahrzeuge nur die Übertragung von Daten außerhalb Frankreichs ermöglichen, müssen alle technologischen Lösungen zur Datenanalyse lokal bleiben.

Der eDiscovery-Markt basiert auf einem Gigabyte (GB) In/Out-Modell, bei dem die aufgenommene, verarbeitete und gespeicherte Datenmenge pro GB abgerechnet wird.

Aufgrund der hohen Kosten der vorhandenen Ausrüstung, die wiederum teilweise auf die strengen Regeln für die Datenübertragung in Verbindung mit der mit der Wartung verbundenen Wartung zurückzuführen sind, fragen sich diejenigen, die fortschrittliche Technologien nutzen, um schnell an relevante Informationen zu gelangen, oft, ob es andere Möglichkeiten gibt .

Obwohl für einige lokale Lösungen die einzige Option sein werden, gibt es jetzt Alternativen, die Cloud-Umgebungen nutzen können und Kosteneinsparungen bieten, ohne den Zugang zu Analysen der nächsten Generation zu verlieren, die für die Bewältigung großer Datenmengen unerlässlich sind.

AWS und Datenanalyse in der Cloud

Amazon Web Services (AWS)

ist eine Cloud-Computing-Umgebung, die es Abonnenten ermöglicht, Daten und softwarebasierte Lösungen in „Serverfarmen“ auf der ganzen Welt zu speichern. Auf Pay-as-you-go-Basis profitieren diejenigen, die davon profitieren, von einer fehlenden Infrastruktur vor Ort und den Kosten für deren Wartung. Sie profitieren auch von der Möglichkeit, nach Bedarf zu vergrößern oder zu verkleinern, haben Zugriff auf Sicherheitskontrollen, die den strengsten Regulierungsvorschriften entsprechen, und können flexibel von einer Region zur nächsten wechseln.

Wie gesagt, die DSGVO ist nicht das einzige Anliegen, wenn es um Datenverarbeitung und -analyse geht. Kein Problem ist besorgniserregender als die Übertragbarkeit von Daten außerhalb bestimmter Gerichtsbarkeiten. Deutschland und Frankreich sind zwei der strengsten Länder in Europa, wenn es um die Erhebung/Übertragung von Daten ins Ausland geht.

Um dem entgegenzuwirken, hat Amazon „Serverfarmen“ an Standorten stationiert, die sich strikt an unterschiedliche Zuständigkeiten halten und Daten gemäß den Regeln und Vorschriften für diesen Standort sperren. Die Kontrolle über die Daten wird ausschließlich vom Abonnenten aufrechterhalten und verbleibt in der bezeichneten Region, es sei denn, der Abonnent hat erneut zugestimmt.

Im Fall von Deutschland und Frankreich verbleiben die Daten daher in der AWS-EU-Region (Frankfurt) bzw. der AWS-EU-Region (Paris), es sei denn, es wird ausdrücklich angewiesen, Daten aus dieser bestimmten Region zu verschieben.

AWS bietet auch die Sicherheit, die von Datenschutzbehörden auf dem ganzen Kontinent erwartet wird. Die Aufbewahrung vertraulicher Informationen, die sowohl privilegiert als auch urheberrechtlich geschützt sind, ist für jede Institution von entscheidender Bedeutung. Diejenigen, die ihre Infrastruktur in der Cloud aufbauen und potenziell sensible Informationen speichern möchten, können sicher sein, dass Daten das höchste Maß an Sicherheit erhalten. AWS-Umgebungen verfügen über die strengsten Zertifizierungen, einschließlich ISO27001, und sind weitaus fortschrittlicher als die internen Netzwerke der meisten Organisationen. Die Systeme werden regelmäßig überprüft und potenziell auftretende Probleme werden bei Entdeckung gemeldet.

eDiscovery-Unternehmen, die in verschiedenen Gerichtsbarkeiten tätig sind, sind bei der Bereitstellung technologischer Lösungen an verschiedenen Standorten auf verschiedene Hindernisse gestoßen. Durch die Nutzung einer AWS-Umgebung können nun sowohl eDiscovery-Experten als auch ihre Anwaltskanzleien und Firmenkunden von einer Vielzahl neuer Optionen und Möglichkeiten profitieren.

Laut Stuart Clarke – NUIX – Chief Technology Officer & Global Head of Security & Intelligence: „Neue Speicherorte und Datentypen sind kein neues Phänomen, sondern eine Konstante, aber auch die damit verbundenen Erfassungsherausforderungen. Es mag sich natürlich anfühlen, Cloud-Daten sammeln und in forensisch einwandfreie Container herunterladen zu wollen, aber Repositories wie Office365, Google Vault, Box und mehr eignen sich nicht dafür und es gibt viel zu beachten. Cloud-Anbieter drosseln oft den Zugriff, wenn Sie versuchen, Daten abzurufen, und bei Verbindungsproblemen besteht die Gefahr, dass die Daten gestohlen werden. Es besteht ein ständig wachsender Bedarf an Lösungen für Probleme, darunter Legal Hold, föderierte Suche und vertretbare Aufbewahrung von Daten, während sie sich in der Cloud befinden.“

eDiscovery in der Cloud

Wenn man die Vorteile des Betriebs in einer Cloud-Umgebung berücksichtigt, wie kann der Aufbau einer Datenverwaltungs- oder Dokumentüberprüfungsinstanz in einer AWS-Region Effizienz im eDiscovery-Bereich schaffen?

An erster Stelle steht die Mobilität.

Dienstanbieter müssen nicht mehr an einen einzigen Standort gebunden sein. Plattformen und Dokumentenüberprüfungsfunktionen können praktisch überall eingerichtet werden, und da jede Region die Datenschutzstandards der jeweiligen Gerichtsbarkeit einhalten muss, finden sich Anbieter von Discovery-Technologien von Anfang an in der Lage, die Vorschriften einzuhalten.

Eine häufige Beschwerde im Zusammenhang mit physischen Serveroptionen ist die Aufrechterhaltung der Wartung im Hinblick darauf, die verschiedenen Systeme online zu halten. Dies erfordert erhebliche Arbeitskräfte und eine ständige Überwachung, um sicherzustellen, dass alle Funktionen betriebsbereit bleiben. Wenn Probleme auftreten, kann die Ausfallzeit Stunden oder länger dauern. Dies wird noch häufiger, wenn mobile Server vor Ort bereitgestellt werden, die noch mehr Überwachung und regelmäßige Wartung erfordern und ein noch höheres Ausfallrisiko bergen. Unter einer AWS-Instanz bieten eine nahezu konstante Überwachung und endlose Backup-Ressourcen ein Maß an Stabilität, das bei Verwendung einer Standardoption unübertroffen ist. Dies bedeutet eine geringere Wahrscheinlichkeit, dass Probleme auftreten, und eine Anerkennung der Kosteneinsparungen durch untätige Anwälte, die nicht auf Dokumente zur Überprüfung zugreifen können.

Die Zunahme des Datenvolumens zieht sich wie ein roter Faden durch alle Themen im Zusammenhang mit Discovery-Technologien. Je mehr Daten verarbeitet werden; desto mehr Kosten sind mit der Überprüfung verbunden. Da die Datenerstellung jährlich exponentiell zunimmt, diktiert die Logik, dass die Verwaltung dieser Daten und die damit verbundenen Kosten ebenfalls exponentiell zunehmen werden. Durch die Verwaltung einer Überprüfungsplattform in der Cloud können Abonnenten Ermittlungstechnologien zum halben Preis, wenn nicht sogar zu weniger, einsetzen. Ein Großteil des Overheads durch Erstellung, Betrieb und Überwachung von Systemen wird eingespart und kann somit an den Endanwender weitergegeben werden. Dies ermöglicht Dienstanbietern, die sich für Cloud-Lösungen entscheiden, sich dann auf Leistungen mit höherem Mehrwert, wie z. B. Beratung, zu konzentrieren.

Fazit

Cloud-basierte Lösungen wie Discovery-Technologien, die in einer AWS-Umgebung bereitgestellt werden, sind nicht jedermanns Sache. Jede Organisation hat ihre eigenen Bedenken, wenn sie die verschiedenen Optionen in Betracht zieht, die mit dem Sammeln und Überprüfen von Daten verbunden sind.

  • Für einige werden es urheberrechtlich geschützte Informationen sein, die streng vertraulich sind.
  • Andere könnten sich auf Subjektrechte und Datenschutz konzentrieren.
  • Für die meisten werden die Kosten, die mit der Abfrage und letztendlichen Offenlegung relevanter Informationen verbunden sind, jedoch unüberschaubar, da die Datenmengen weiter steigen.

Unter diesen Umständen ist es wichtig, Optionen zu haben, von denen eine die Nutzung einer Cloud-basierten Lösung ist. Immer mehr Branchen beginnen, die Vorteile zu akzeptieren, und je klarer das Verständnis von Compliance und Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen wird, desto mehr werden dies als praktikable Lösung annehmen. Anbieter von Discovery-Technologien sollten dasselbe in Betracht ziehen oder riskieren, einigen potenziellen Benutzern aufgrund der hohen Kosten für die Datenspeicherung den Zugriff auf wertvolle Discovery-Tools zu verwehren.

Da Finanzinstitute und sogar Strafverfolgungsbehörden für ihren Betrieb auf die Cloud-Nutzung umsteigen, genießen ihre Mitarbeiter bereits Flexibilität und die Organisationen profitieren von niedrigeren Kosten. Es macht nur Sinn, dass Offenlegungs- und Dokumentenabfrageplattformen nachziehen. Beobachten Sie diesen Raum.


iDiscovery Solutions ist ein strategisches Beratungs-, Technologie- und Expertendienstleistungsunternehmen, das maßgeschneiderte eDiscovery-Lösungen von digitaler Forensik bis hin zu Expertenaussagen für Anwaltskanzleien und Unternehmen in den Vereinigten Staaten und Europa anbietet.

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