saltar al contenido
Navigating Electronic Discovery, Digital Investigations, iDiscovery, eDiscovery

Por Dan Rupprecht y Tim LaTulippe el 10/7/20 12:12 p. m.

Al leer el artículo muy informativo de Maria Lancri y Mary Ann Carpenter titulado “Investigaciones internas en Francia: se deben realizar controles legales antes de utilizar una plataforma Discovery”, me hizo pensar en mis muchas experiencias en el campo de eDiscovery mientras viajaba por todo el mundo en busca de datos en bruto.

Durante mis 15 años de experiencia, primero en los EE. UU. seguido por Bélgica y ahora el Reino Unido, nunca dejó de sorprenderme cómo las herramientas que usamos y las técnicas que aplicamos difieren de muchas maneras de una jurisdicción a otra. La tecnología es una constante, más o menos, pero la forma en que se implementa realmente muestra por qué los asesores de descubrimiento como los que se encuentran en iDS realmente necesitan comprender las presiones impuestas por los diversos sistemas legales. Al hacerlo, estamos mejor equipados para desarrollar flujos de trabajo que aborden estos problemas de una manera que permita a los investigadores obtener lo que buscan y, al mismo tiempo, gestionar los matices de los derechos de los sujetos y las obligaciones judiciales/regulatorias.

Maria y Mary Ann brindaron muy acertadamente las consideraciones legales, que forman la base de lo que nosotros, como proveedores de servicios, podemos y no podemos hacer cuando comenzamos la ardua tarea de encontrar agujas en los pajares. Algo que siempre les decimos a nuestros clientes es que, si bien no brindamos asesoramiento legal, es importante que entendamos qué está y qué no está permitido. Esto comienza con las colecciones. A diferencia del enfoque de tierra arrasada que se encuentra en los EE. UU., donde prácticamente toda la información potencialmente relevante está disponible, la mayoría de los europeos estaría de acuerdo en que un enfoque de base tan amplia entra en conflicto con todos los requisitos jurisdiccionales basados en Europa.

Conservación y Recopilación de Datos

Durante una investigación o litigio, surgirá la necesidad de clasificar o revisar documentos o registros de datos; la divulgación es otra historia. El acto de identificar, recopilar y, por lo tanto, conservar documentos parece sencillo y, por lo general, es indoloro, aparte de los obstáculos técnicos relacionados con la mala suerte.

El propósito de una 'recopilación forense' sólida de datos es proteger la integridad y la veracidad probatoria de los documentos u otros puntos de datos. El análisis forense de datos es tanto arte como ciencia: partes iguales de integridad y proceso repetible. Los datos se pueden conservar sin recopilarlos primero si se implementan las medidas de seguridad adecuadas, por ejemplo, un módulo de retención legal para el correo electrónico. Una vez que los datos se conservan de forma segura y se ha establecido una instantánea en el tiempo, pueden comenzar la clasificación y el análisis.

Necesidad de un enfoque sensato y específico para la recopilación de datos

Muchas de las herramientas y técnicas utilizadas para adquirir datos se basan en 1) integridad y veracidad, y 2) velocidad. Con el fin de lograr una velocidad eficiente en la recopilación de datos, muchas de las herramientas (basadas en software o máquinas) recopilan la totalidad de los flujos de datos, por ejemplo, el disco duro completo de una computadora puede capturarse muy rápidamente si todos sus unos y ceros se recopilan a la vez. , en lugar de grandes cantidades extraídas selectivamente.

Sin embargo, este enfoque de recopilar rápidamente volúmenes de datos cada vez mayores ha dominado la conversación; la necesidad de ser más específicos en los esfuerzos de recopilación no solo es económicamente beneficiosa en algunos casos, sino que es mucho más eurocéntrica en lo que respecta a la protección de datos y las sensibilidades de la población en general. A medida que la tecnología y los métodos han avanzado, se ha vuelto más sencillo apuntar a documentos, carpetas y otros registros específicos mientras se preservan los metadatos subyacentes importantes (autoría, horas de creación y otra información sobre los datos). Usando un solo sujeto de datos como ejemplo, su computadora portátil podría tener solo sus datos más relevantes extraídos por un consultor forense, siendo el resto simplemente los metadatos de esos documentos, sin contenido. Este método es valioso porque en el curso de una investigación, se puede requerir un enfoque iterativo, momento en el cual el equipo del caso al menos tendría conocimiento de los documentos que no se capturaron inicialmente (es decir, los nombres, fechas, autores, dónde se ubicaron en la computadora portátil) y ayudaría a que un esfuerzo de recolección secundaria tenga un objetivo similar.

Ocasionalmente, el esfuerzo de recopilación puede sentirse un poco como ejercicios de 'caja negra', dejando a los interesados racionalmente incómodos. La presencia de personas desconocidas con muchos equipos, cables y computadoras 'invadiendo su espacio' es naturalmente desconcertante. Ya sea de forma remota o en persona, la recopilación selectiva de documentos potencialmente relevantes se puede manejar de manera muy colaborativa, a menudo entre los sujetos de los datos y los consultores forenses directamente (con la presencia de un abogado, según se desee).

Ganancias rápidas a través de análisis

A menudo digo que donde Tim construye el universo de documentación a considerar, es mi trabajo desarmarlo. No tenemos suficientes horas en el día, días en la semana o meses en el año para revisar toda la información disponible. Tampoco me han presentado nunca un escenario en el que hayamos realizado las recopilaciones necesarias, dado un paso atrás para contemplar la tarea en cuestión y dicho "eso no es tanto como pensé que iba a ser". Todo lo contrario, de hecho.

La tecnología puede darnos algunas ganancias rápidas. La deduplicación y el subproceso de correo electrónico constituyen regularmente una reducción del volumen de alrededor de 251 TP2T por ciento. Junto con una lista de custodia bien pensada y un rango de fechas que logra capturar el período de tiempo relevante, ya está viendo una selección significativa de datos. Dicho esto, queda mucho, y lo que quede seguramente contendrá información que podría considerarse personal, privilegiada o confidencial, como lo describen Maria y Mary Ann.

Las listas de términos de búsqueda aún no están muertas

Para dar cabida a estas restricciones, podemos realizar una serie de comprobaciones para garantizar que se tengan en cuenta los datos que deben retenerse. Aunque a menudo se me ha escuchado decir que los términos de búsqueda ya no son efectivos como estrategia única válida, si hay una lista de personas, tanto de carácter legal como personal, que se debe reservar para una evaluación adicional, dicha lista se debe ejecutar lo antes posible. de etapas Dicha lista también debe actualizarse periódicamente para adaptarse a cualquier adición a medida que salgan a la luz nuevos nombres.

La identificación del dominio sería el próximo paso natural. Conocer las cuentas personales o los nombres de los bufetes de abogados identifica rápidamente información potencialmente confidencial, que nuevamente puede ocultarse de la producción a las autoridades o al abogado contrario. En la medida en que una corporación esté lidiando con una solicitud de acceso de sujeto impulsada por los requisitos de GDPR, esta misma tecnología de identificación de dominio se puede usar para ubicar y redactar información de identificación personal.

Análisis avanzado

A medida que avanzamos en la evolución de la tecnología de descubrimiento y pensamos en formas nuevas y estratégicas de aplicarlas, podemos comenzar a reconocer las eficiencias tanto en el tiempo como en el costo. Grandes volúmenes de datos, una vez procesados, pueden beneficiarse del análisis conceptual avanzado. Las similitudes temáticas comienzan a materializarse y muy rápidamente, con poca interacción humana, identifican datos para priorizar o reservar para otros fines, como documentación de carácter personal, privilegiado y confidencial, o secretos comerciales propietarios.

Del mismo modo, el aprendizaje activo continuo o CAL toma la tecnología de aprendizaje automático y la aplica al espacio de investigación. Nuestra capacidad de entrenar computadoras para identificar documentos relacionados temáticamente nos acerca mucho más a la IA que nunca. Equipado con documentos ejemplares o un conjunto inicial de datos que se relaciona con los tipos de documentos buscados, la información relevante se prioriza rápidamente y se mueve al frente de la cola. Asegurarse de que los abogados estén revisando los documentos correctos lo antes posible es siempre el objetivo final y algo que es música para los oídos de todas las empresas y clientes que son los responsables en última instancia de pagar las facturas. CAL proporciona un sinfín de eficiencias a este respecto.

Conclusión

Mi respuesta favorita a la antigua pregunta de "¿cuándo las computadoras tomarán el lugar de los abogados?" siempre ha sido "las computadoras no tomarán el lugar de los abogados, pero los abogados que entienden las computadoras tomarán el lugar de los abogados que no las entienden". Cuando pienso en la gran cantidad de problemas que enfrentan los equipos legales al comenzar el proceso de comprender todo lo que debe considerarse en las investigaciones digitales y en torno a ellas, es crucial poner en marcha equipos multidisciplinarios y estar completamente alineados en términos de objetivos finales.

Desde el abogado encargado de descifrar la ley y determinar lo que se puede y no se puede hacer desde una perspectiva legal, hasta el especialista en tecnología de investigación que recopila y analiza grandes cantidades de información electrónica almacenada, hasta el equipo de revisión encargado de evaluar documento por documento, claro. la coordinación es esencial en todos los ámbitos. Al final, las consideraciones legales descritas por Maria y Mary Ann se vuelven discutibles a menos que el equipo de soporte de descubrimiento pueda seguir tecnológicamente sus consejos y recibir instrucciones para crear flujos de trabajo que se adapten a las muchas restricciones reglamentarias impuestas en las diversas jurisdicciones. Con este fin, un enfoque consultivo dirigido por expertos es clave para asegurarse de que todos estén operando en la misma página.


Dan Rupprecht y Tim LaTulippe son directores de iDiscovery Solutions (iDS), una firma de servicios experta, global y galardonada que ofrece soluciones innovadoras y personalizadas para los desafíos complejos de los clientes legales y corporativos. Los expertos en la materia de iDS testifican y consultan en relación con el descubrimiento electrónico (eDiscovery), análisis forense digital, análisis de datos y ciberseguridad/gobernanza de la información.

es_ESES