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iDS, iDiscovery, Risikomanagement, Krisenbewältigung

Von Timothy J. LaTulippe, MSc. Director Europe bei iDS am 02.07.20 13:13 Uhr

Die DNA eines Unternehmens bestimmt letztlich, wie Risiken wahrgenommen und angegangen werden. Ich bin seit langem ein Befürworter dafür, Ihr Haus in Ordnung zu bringen und gleichzeitig die Datenflüsse Ihrer Organisation zu verstehen. Dinge wie starke Datenkarten, Dispositionspläne und Pläne für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist werden das Unternehmen langfristig immer in die beste Position bringen.

Wenn Sie an einer ähnlichen Übung teilgenommen haben, werden Sie verstehen, dass ein reduziertes Datenvolumen eine Organisation in eine bessere Position versetzt, um auf behördliche Anfragen oder andere Gerichtsverfahren zu reagieren.  Während dieser frühen und schließlich etablierten Pandemiemonate und -jahre werden die kurzfristigen Ausgaben für viele sinken.  Dies ist keine Spekulation und auch nicht völlig schockierend, aber langfristige Ziele können für bestimmte Unternehmen intakt bleiben. 

Krisenreparatur

Es zeichnet sich auch ab, dass Streitigkeiten und Gerichtsverfahren im Gefolge eines globalen Schocks zunehmen werden – die Jahre 2009 bis 2012 waren in dieser Hinsicht schwindelerregend, wie sich viele Leser erinnern werden.  Ein paar Monate nach einer globalen Reaktion auf COVID-19 sehen wir bereits, dass sich die Ansprüche auf Betriebsunterbrechung häufen.  Obwohl sie variieren werden, könnten die Arten von Angelegenheiten, die wahrscheinlich in den kommenden Monaten und Jahren auftreten werden, sein:

  1. Vertragsbruch und Zahlungsausfall
  2. Aktionärsklagen
  3. Arbeit und Beschäftigung (sicherlich in Amerika und Großbritannien)
  4. Insolvenz
  5. Schadensauseinandersetzungen, teilweise als Sammelklagen im Zusammenhang mit Betriebsunterbrechung (BI)
  6. Regulatorische Anfragen von Vollzugsbehörden in ganz Europa und weltweit, da die jetzt gelockerten Regeln neu bewertet und genau beobachtet werden.

Risikomanagement

Wie immer wird ein abgestufter und intelligenter Ansatz bei der Entscheidung, voranzukommen, einem Unternehmen immer zugute kommen, wenn es darum geht, zukünftige Risiken zu mindern. Wenn eine Organisation über einen längeren Zeitraum unnötige Daten aufbewahrt, können diese in einem der genannten Angelegenheiten potenziell relevant werden.  Betrachten Sie einen sehr einfachen, skelettierten Ansatz für diesen Chat mit Experten für Datenmanagement und Prozesstechnologie:

  1. Inventar: Bestandsaufnahme der Unternehmens-, Umwelt- und personenbezogenen Datensysteme, die vorhanden sind oder vorhanden sein könnten. Dies ist eine Gedankenübung (Tisch-/Rollenspiel), evtl. kombiniert mit einem „Walk Through“.
  2. Bewertung: Was könnte angesichts der Bestandsaufnahme getan werden, wenn Sie die Daten aus diesen Systemen hätten?
  3. Konzeptioneller Beweiß: Wenn es nach Abschluss der Bestandsaufnahme und der Bewertung den Anschein hat, dass einige dieser Datenelemente einen Wert haben könnten, bestimmen Sie, wie eine kleine Stichprobe aussehen würde, oder sogar ein Modell, um sicherzustellen, dass es einen Wert gibt und dass es ihn gibt ist eine angemessene Berücksichtigung der Datenschutzaspekte im Hinblick auf die Anforderungen der Rechtsprechung.

Diese ersten Schritte sollten weder zeit- noch kostenaufwändig sein und können veranschaulichen, ob es sinnvoll ist, weiter zu gehen.  Berücksichtigen Sie auch die Kosten, die während der Offenlegungsübungen in Bezug auf die Datenidentifizierung und -zuordnung entstehen, sowie die Notwendigkeit, potenzielle Daten zu sammeln und zu verarbeitenvor allem größere Mengen an Informationen, da die Gesamtheit der Daten eines Unternehmens als relevant für eine Abfrage angesehen werden kann.  Wenn Sie die Seite „Alles ist möglicherweise relevant“ dieser Offenlegungsübungen erlebt haben, wird dies gut ankommen, wenn auch mit einer gewissen Dissonanz in Ihrem Ohr!

Unsere Teams bei iDS bestehen aus erfahrenen Experten in den Bereichen Cybersicherheit, Information Governance, eDiscovery-Beratung, Datenforensik und Ermittlungsbereitschaft.  Wir arbeiten mit Unternehmen und Anwaltskanzleien gleichermaßen zusammen, um clevere, effiziente und wirtschaftliche Lösungen für große rechtliche Herausforderungen zu liefern. 

Unser Rat ist, sich an einen vertrauenswürdigen Datenberater zu wenden und mit ihm ehrliche Gespräche über Ihre Bedürfnisse und Bedenken zu führen. Bleiben Sie vor allem sicher.

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