Mantenimiento de la información almacenada electrónicamente
DESAFÍO
En toda Europa y más allá, las regulaciones de privacidad/protección de datos requieren que las organizaciones tengan un control sólido sobre cómo se mantiene la información almacenada electrónicamente (ESI), con una comprensión clara de cómo la misma ESI fluye a través de sus diversos entornos digitales.
Ya sea protegiendo la información de identificación personal (PII), respondiendo a solicitudes reglamentarias o cumpliendo con las obligaciones de descubrimiento de la corte, tener una Política de gobierno de la información bien definida ayuda a evitar las respuestas "No sé" cuando se le pide que divulgue información particular. información, sin importar la configuración.
iDS ayuda regularmente en:
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Identificar los diversos tipos de datos y evaluar los que se consideran "difíciles" o conllevan algún nivel de riesgo.
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Coordinar recursos internos y externos de consulta para crear eficiencias en los entregables del proyecto.
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Desarrollar un mapa de datos, en toda la empresa, que describa los ciclos de vida ESI actuales y futuros propuestos.
Solución
iDS trabaja en estrecha colaboración con la instrucción de los clientes y evalúa en colaboración el entorno de red general para comprender mejor todo el universo de ESI a considerar.
Luego, los datos se priorizan de esenciales a desechables, lo que permite a las organizaciones desarrollar políticas internas diseñadas para reducir el riesgo. Esto se logra a través de:
Se elaboró un plan de proyecto que incluía:
- Identificar datos esenciales para los intereses comerciales legítimos de la organización y conservarlos de acuerdo con la necesidad y/o la obligación
- Identificar datos duplicados que se pueden purgar en función de la redundancia de propósito
- Identificar ESI no esenciales, evaluar el uso y/o el riesgo, seguido de un procedimiento organizado para la destrucción
- Instituir mecanismos para detener todos los procesos según sea necesario en caso de que se necesiten ciertas "suspensiones" relacionadas con investigaciones/litigios
Resultado
Al crear un camino para que sigan los datos, las organizaciones pueden mantener la información necesaria esencial para las operaciones diarias y/o las necesidades de informes.
Esto se hace al mismo tiempo que se establecen vías para la disposición/destrucción de datos, lo que facilita una hoja de ruta para la minimización de ESI y una reducción general del riesgo. Ya sea protegiendo los derechos de los sujetos de datos, creando un registro de auditoría de pruebas digitales en un litigio o creando eficiencias de proceso durante una investigación interna o externa, comprender y organizar la red de datos de uno proporciona claras ventajas que van mucho más allá de la simple limpieza "doméstica".