Les enquêtes d'entreprise sont les rouages cachés qui permettent aux entreprises de rester conformes et éthiques. Au cœur de ces enquêtes complexes se trouve un élément essentiel : les données. Bill Taylor, directeur des enquêtes chez iDS, partage son expertise sur la manière dont les données favorisent la réussite des enquêtes, en soulignant les récents changements dans l'approche du ministère de la Justice (DOJ) et la nécessité d'une collecte et d'une analyse de données précises et opportunes.
Les enquêtes d’entreprise sont importantes
Les enquêtes d’entreprise sont essentielles pour découvrir et traiter les fautes qui enfreignent les politiques de l’entreprise ou les normes réglementaires. Ces enquêtes peuvent être déclenchées par divers événements, notamment des signalements internes de dénonciateurs, des plaintes RH ou des actions gouvernementales externes, allant des enquêtes réglementaires de routine relativement bénignes à des développements plus inquiétants tels que des assignations à comparaître, en passant par des événements tout à fait alarmants tels que l’exécution de mandats de perquisition. L’objectif principal de toute enquête interne d’entreprise de bonne foi est de mener une enquête factuelle complète pour identifier et traiter les fautes potentielles, appliquer la discipline appropriée lorsque cela est justifié et renforcer les programmes d’éthique et de conformité.
Le ministère de la Justice a récemment mis l’accent sur l’importance des données de messagerie et autres données de communication détenues par des tiers dans son évaluation de la coopération des entreprises avec ses propres enquêtes. Cette approche élargie inclut désormais les communications sur les appareils personnels et les plateformes de messagerie tierces, allant au-delà des canaux de communication traditionnels détenus ou approuvés par les entreprises. Ce changement de politique semble affecter toutes les unités de contentieux du ministère de la Justice, du tribunal principal à tous les districts fédéraux, soulignant la nécessité de déployer des efforts vigoureux pour identifier, préserver et analyser les données de communication pertinentes dans les enquêtes des entreprises.
Ce changement de politique témoigne d’une prise de conscience du fait que les données de communication dans les applications, en plus des e-mails (comme les applications de messagerie autorisées et les plateformes de chat tierces sur les appareils BYOD), sont souvent celles où les enquêteurs cherchant à découvrir des fautes professionnelles peuvent trouver les preuves les plus probantes. Les enquêteurs chevronnés vous diront que les gens ont appris à transférer les communications qui les inquiètent vers des canaux autres que ceux auxquels leur employeur a accès, comme les e-mails.
De plus en plus, les individus qui tentent de dissimuler leur implication dans des actes répréhensibles préfèrent les canaux qu’ils estiment moins accessibles à l’examen. Il s’agit notamment de canaux qu’ils estiment éphémères, contrôlés personnellement, cryptés ou non soumis à la même surveillance que les e-mails d’entreprise, comme Slack, Teams, iMessage, WhatsApp, ProtonMail, Signal ou Telegram. Malgré la sécurité perçue de ces plateformes, une grande partie de ces données peut être récupérée grâce à des enquêtes rapides et approfondies. Même lorsque le contenu des messages n’est pas disponible, les détails sur la manière et le moment où ces plateformes ont été utilisées peuvent fournir des informations précieuses sur les motivations et les activités des personnes impliquées.
La course contre la montre : la collecte de données
Le timing est crucial dans les enquêtes d’entreprise. Il est urgent d’impliquer des experts en criminalistique numérique dès le début pour éviter la perte de preuves, que cette perte soit involontaire ou le résultat d’une altération intentionnelle. Une collecte de données rapide et secrète, souvent effectuée avant que les employés ne soient au courant de l’enquête, peut préserver des preuves essentielles. De nombreuses entreprises contactent l’iDS plus tard qu’elles ne le devraient, ignorant l’existence, la disponibilité limitée dans le temps et l’utilité de ces données jusqu’à ce qu’elles aient déjà disparu.
L’analyse des données a révolutionné les enquêtes d’entreprise, permettant l’analyse en temps réel de vastes ensembles de données pour identifier les signaux d’alerte et les preuves clés. Les outils d’analyse modernes peuvent traiter et analyser les données presque au fur et à mesure de leur collecte, réduisant ainsi considérablement le temps nécessaire pour obtenir les informations que cette analyse peut apporter. Les enquêteurs de données peuvent se concentrer en priorité sur les données les plus pertinentes, identifier les modèles et les tendances dans les données et découvrir rapidement les identités et les activités des personnes impliquées dans les fautes – ainsi que l’existence d’autres référentiels de données probantes qui peuvent mériter d’être préservés et collectés.
Chez iDS, nous intégrons l’intelligence humaine et l’analyse des données pour fournir une vue complète de l’enquête. Nous préconisons un processus incrémental et itératif dans lequel les résultats des entretiens et les renseignements open source sont intégrés à l’analyse des données de l’entreprise. Chaque ajout de nouvelles données provenant de n’importe quelle source au pool de données est considéré comme une opportunité de revoir les hypothèses, les questions et les conclusions préliminaires, ce qui nous permet de réajuster l’orientation de l’enquête à la lumière des nouvelles données. Cette approche corrobore les informations dérivées des données et affine l’orientation de l’enquête, garantissant que toutes les informations pertinentes sont prises en compte et offre la possibilité d’évaluer l’impact des nouvelles données sur les conclusions initiales. L’utilisation d’outils d’analyse avancés tels que nos outils basés sur l’IA permet de détecter les nuances et les connexions que les enquêteurs humains peuvent manquer tout en se concentrant sur des problèmes plus importants.
Lors de la collecte de données, il est impératif de respecter les meilleures pratiques médico-légales pour garantir que les preuves sont admissibles dans le cadre de procédures judiciaires. Les spécialistes des technologies de l'information sont comme tous les autres spécialistes de toute autre discipline humaine : leurs forces et leurs faiblesses varient d'une spécialité informatique à l'autre. Un expert en eDiscovery peut ne pas être un expert en criminalistique numérique ou en cybersécurité, même s'il en sait plus sur chaque sujet que, par exemple, le juré moyen. Le personnel de soutien informatique peut être doué pour « maintenir les lumières allumées » pour les systèmes informatiques de son employeur, mais peut ne pas avoir l'expertise nécessaire pour mener avec compétence une campagne ou une tâche de collecte de données eDiscovery. Tout comme il est déconseillé à un chirurgien de s'enlever lui-même l'appendice, il existe des risques inhérents à la collecte de données par lui-même au cours des enquêtes. Cette pratique peut compromettre la chaîne de traçabilité et l'intégrité des preuves.
Les experts professionnels en criminalistique numérique, comme ceux d’iDS, suivent des protocoles rigoureux pour préserver systématiquement les preuves et garantir leur recevabilité devant les tribunaux. Une mauvaise gestion des preuves peut compromettre leur recevabilité, nuire à leur crédibilité et compromettre leur utilité pour un organisme de réglementation – ce qui peut réduire le crédit de coopération qu’une entreprise pourrait recevoir d’un procureur en aval.
Le dilemme du BYOD
Les politiques BYOD (Bring Your Own Device) posent des défis importants aux enquêtes d'entreprise, car elles compliquent la collecte de données à partir d'appareils personnels sur lesquels des communications sensibles peuvent souvent se produire. Les entreprises feraient bien de se demander si leurs politiques BYOD sont raisonnablement conçues pour garantir l'accès aux informations exclusives de l'entreprise stockées sur les appareils BYOD de son personnel dans le cadre d'enquêtes internes, lorsque cela est nécessaire.
Si une entreprise dispose d'une politique BYOD qui empêche l'accès de l'entreprise à ses propres données lors d'une enquête menée par son avocat et son équipe médico-légale, cela pourrait potentiellement poser des problèmes, en particulier pour les secteurs fortement réglementés avec des charges de conformité importantes.
L'avenir de l'analyse des données dans les enquêtes
iDS se montre optimiste quant aux avancées des outils d’analyse basés sur l’IA. Ces technologies promettent d’améliorer considérablement la vitesse et la précision de l’analyse des données, offrant des informations plus approfondies et plus rapides sur des enquêtes complexes. Ces outils offrent une solution au défi permanent de l’adaptation aux nouvelles applications et à l’évolution des paysages numériques.
L’analyse des données est sur le point de révolutionner les enquêtes d’entreprise. Les outils basés sur l’IA permettront non seulement de rationaliser l’analyse de vastes ensembles de données, mais aussi de révéler des tendances et des anomalies nuancées qui pourraient autrement passer inaperçues.
En fin de compte, les données sont au cœur des enquêtes efficaces des entreprises. L’évolution de la conformité réglementaire et de l’application des lois exige une approche proactive de la part d’experts qui comprennent la forme prédominante des preuves désormais : les données.
Des entreprises comme iDS, dotées de connaissances et d’expérience spécialisées, jouent un rôle essentiel pour gérer ces complexités, garantissant des enquêtes approfondies et juridiquement solides.
À l’avenir, il ne sera pas seulement bénéfique de faire appel à des experts en criminalistique dès le début du processus d’enquête, mais cela sera également essentiel. Cela est d’autant plus vrai que les données de communication sont essentielles pour mener des enquêtes internes efficaces au sein des entreprises. Ne demandez pas l’avis des iDS, demandez l’avis des régulateurs.
iDS fournit des solutions de données consultatives aux entreprises et aux cabinets d'avocats du monde entier, leur donnant un avantage décisif, tant dans la salle d'audience qu'en dehors. Les experts en la matière et les stratèges de données d'iDS se spécialisent dans la recherche de solutions à des problèmes de données complexes, garantissant que les données peuvent être exploitées comme un atout et non comme un handicap. Pour en savoir plus, visitez iDSinc.com.