Las investigaciones corporativas son los engranajes ocultos que mantienen a las empresas cumpliendo y éticamente. En el centro de estas complejas investigaciones se encuentra un elemento crítico: los datos. Bill Taylor, Director de Investigaciones de iDS, comparte su experiencia sobre cómo los datos impulsan investigaciones exitosas, enfatizando los cambios recientes en el enfoque del Departamento de Justicia (DOJ) y la necesidad de una recopilación y análisis de datos precisos y oportunos.
Materia de investigaciones corporativas
Las investigaciones corporativas son esenciales para descubrir y abordar conductas indebidas que infrinjan las políticas de la empresa o los estándares regulatorios. Estas investigaciones pueden ser desencadenadas por una variedad de eventos, incluidos informes de denunciantes internos, quejas de recursos humanos o acciones gubernamentales externas que van desde investigaciones regulatorias de rutina relativamente benignas hasta desarrollos más preocupantes, como citaciones, hasta casos absolutamente alarmantes, como la ejecución de órdenes de registro. El objetivo principal de cualquier investigación interna corporativa de buena fe es realizar una investigación fáctica integral para identificar y abordar posibles faltas de conducta, aplicar la disciplina adecuada cuando sea necesario y fortalecer los programas de ética y cumplimiento.
En un cambio de política significativo pero a menudo pasado por alto, el Departamento de Justicia ha enfatizado recientemente la importancia de que los mensajes y otros datos de comunicaciones estén en manos de terceros en su evaluación de la cooperación corporativa con sus propias investigaciones. Este enfoque ampliado ahora incluye comunicaciones en dispositivos personales y plataformas de mensajería de terceros, yendo más allá de los canales de comunicación tradicionales autorizados o propiedad de la empresa. Este cambio de política parece afectar a todas las unidades litigantes del Departamento de Justicia, desde el Departamento de Justicia Principal hasta todos los distritos federales, lo que destaca la necesidad de realizar esfuerzos sólidos para identificar, preservar y analizar datos de comunicaciones relevantes en las investigaciones corporativas.
Este cambio de política demuestra un reconocimiento de que los datos de comunicaciones en aplicaciones además del correo electrónico (como aplicaciones de mensajería autorizadas y plataformas de chat de terceros en dispositivos BYOD) son a menudo el lugar donde los investigadores que buscan descubrir malas conductas pueden encontrar la evidencia más probatoria. . Los investigadores experimentados le dirán que las personas han aprendido a trasladar las comunicaciones que les preocupan a canales distintos a aquellos a los que saben que su empleador tiene acceso, como el correo electrónico.
Cada vez más, las personas que intentan ocultar su participación en cualquier delito prefieren canales que creen que son menos accesibles al escrutinio. Estos incluyen canales que consideran efímeros, controlados personalmente, cifrados o que no están sujetos a la misma supervisión que los correos electrónicos de la empresa, como Slack, Teams, iMessage, WhatsApp, ProtonMail, Signal o Telegram. A pesar de la seguridad percibida de estas plataformas, gran parte de estos datos se pueden recuperar mediante investigaciones oportunas y exhaustivas. Incluso cuando el contenido del mensaje no está disponible, los detalles sobre cómo y cuándo se utilizaron estas plataformas pueden proporcionar información valiosa sobre los motivos y actividades de los involucrados.
La carrera contra el tiempo: recopilación de datos
El tiempo es crucial en las investigaciones corporativas. Es urgente involucrar tempranamente a expertos forenses digitales para evitar la pérdida de pruebas, ya sea que dicha pérdida sea involuntaria o sea producto de una manipulación intencional. La recopilación de datos rápida y encubierta, que a menudo se lleva a cabo antes de que los empleados estén al tanto de la investigación, puede preservar pruebas críticas. Muchas empresas recurren a iDS más tarde de lo debido, sin ser conscientes de la existencia, la disponibilidad limitada en el tiempo y la utilidad de dichos datos hasta que ya no existen.
El análisis de datos ha revolucionado las investigaciones corporativas, permitiendo el análisis en tiempo real de vastos conjuntos de datos para identificar señales de alerta y evidencia clave. Las herramientas analíticas modernas pueden procesar y analizar datos casi a medida que se recopilan, lo que reduce significativamente el tiempo necesario para obtener información valiosa que dicho análisis puede aportar. Los investigadores de datos pueden priorizar el enfoque en los datos más relevantes, identificar patrones y tendencias en los datos y descubrir rápidamente las identidades y actividades de aquellos involucrados en malas conductas (y la existencia de depósitos adicionales de datos probatorios que pueden merecer preservación y recopilación).
En iDS integramos inteligencia humana y análisis de datos para brindar una visión integral de la investigación. Abogamos por un proceso incremental e iterativo en el que los resultados de las entrevistas y la inteligencia de código abierto se integren con el análisis de datos de la empresa. Cada adición de nuevos datos de cualquier fuente al conjunto de datos se considera una oportunidad para revisar los supuestos, preguntas y hallazgos preliminares, lo que nos permite recalibrar el enfoque de la investigación a la luz de los nuevos datos. Este enfoque corrobora los conocimientos derivados de los datos y refina el enfoque de la investigación, asegurando que se considere toda la información relevante y la oportunidad de evaluar el impacto de los nuevos datos en los hallazgos iniciales. El uso de herramientas analíticas avanzadas, como nuestras herramientas basadas en IA, ayuda a detectar matices y conexiones que los investigadores humanos pueden pasar por alto mientras se centran en cuestiones más importantes.
Al recopilar datos, el cumplimiento de las mejores prácticas forenses es imperativo para garantizar que las pruebas sean admisibles en los procedimientos legales. Los especialistas en tecnología de la información son como cualquier otro especialista en cualquier otra disciplina humana: sus fortalezas y debilidades varían de una especialidad de TI a otra. Un experto en eDiscovery puede no ser un experto en ciencia forense digital o ciberseguridad, aunque sepa más sobre cada tema que, digamos, el jurado promedio. El personal de soporte de TI puede tener experiencia en “mantener las luces encendidas” de los sistemas de TI de sus empleadores, pero puede no tener la experiencia necesaria para llevar a cabo de manera competente una campaña o tarea de recopilación de eDiscovery. Así como no es aconsejable que un cirujano extirpe su propio apéndice, existen riesgos inherentes a la recopilación de datos por parte de uno mismo durante las investigaciones. Esta práctica puede comprometer la cadena de custodia y la integridad de la evidencia.
Los expertos forenses digitales profesionales, como los de iDS, siguen estrictos protocolos para preservar sistemáticamente las pruebas y garantizar su admisibilidad ante los tribunales. El mal manejo de las pruebas puede perjudicar su admisibilidad, dañar su credibilidad y poner en peligro su utilidad para un regulador, lo que podría reducir el crédito de cooperación que una empresa podría recibir de un fiscal.
El dilema BYOD
Las políticas de Traiga su propio dispositivo (BYOD) plantean desafíos importantes para las investigaciones corporativas, lo que complica la recopilación de datos desde dispositivos personales donde a menudo pueden ocurrir comunicaciones confidenciales. Las empresas harían bien en considerar si sus políticas BYOD están razonablemente diseñadas para garantizar el acceso a la información de propiedad corporativa almacenada en los dispositivos BYOD de su personal en investigaciones internas cuando sea necesario.
Si una empresa tiene una política BYOD que impide el acceso de una empresa a sus propios datos durante una investigación realizada por su abogado y su equipo forense, podría plantear problemas, especialmente para industrias fuertemente reguladas con importantes cargas de cumplimiento.
El futuro del análisis de datos en las investigaciones
De cara al futuro, iDS es optimista sobre los avances en las herramientas analíticas impulsadas por IA. Estas tecnologías prometen mejorar significativamente la velocidad y precisión del análisis de datos, ofreciendo información más profunda y rápida sobre investigaciones complejas. Estas herramientas ofrecen una solución al desafío continuo de adaptarse a nuevas aplicaciones y paisajes digitales en evolución.
El análisis de datos está preparado para revolucionar las investigaciones corporativas. Las herramientas impulsadas por la IA no solo agilizarán el análisis de grandes conjuntos de datos, sino que también descubrirán patrones y anomalías matizados que, de otro modo, pasarían desapercibidos.
En última instancia, los datos son el núcleo de las investigaciones corporativas eficaces. El cambiante entorno de cumplimiento y aplicación de las normas exige un enfoque proactivo por parte de expertos que comprendan la forma predominante que ahora adopta la evidencia: los datos.
Empresas como iDS, equipadas con conocimientos y experiencia especializados, desempeñan un papel fundamental a la hora de sortear estas complejidades, garantizando investigaciones exhaustivas y legalmente sólidas.
De cara al futuro, involucrar a expertos forenses en las primeras etapas del proceso de investigación no sólo es beneficioso: es esencial. Esto es especialmente cierto porque los datos de las comunicaciones son esenciales para realizar investigaciones internas corporativas eficaces. No le pregunten a iDS, pregúntenle a los reguladores.
iDS ofrece soluciones de datos de consulta a corporaciones y bufetes de abogados de todo el mundo, brindándoles una ventaja decisiva, tanto dentro como fuera de los tribunales. Los expertos en la materia y estrategas de datos de iDS se especializan en encontrar soluciones a problemas de datos complejos, garantizando que los datos puedan aprovecharse como un activo, no como un pasivo. Para obtener más información, visite iDSinc.cometro.