Unternehmensuntersuchungen sind die verborgenen Mechanismen, die dafür sorgen, dass Unternehmen regelkonform und ethisch korrekt vorgehen. Im Mittelpunkt dieser komplexen Untersuchungen steht ein entscheidendes Element: Daten. Bill Taylor, Director of Investigations bei iDS, teilt sein Fachwissen darüber, wie Daten zu erfolgreichen Ermittlungen beitragen, und betont dabei die jüngsten Veränderungen im Ansatz des Justizministeriums (DOJ) und die Notwendigkeit einer zeitnahen, präzisen Datenerfassung und -analyse.
Unternehmensuntersuchungen sind wichtig
Unternehmensuntersuchungen sind unerlässlich, um Fehlverhalten aufzudecken und zu ahnden, das gegen Unternehmensrichtlinien oder gesetzliche Standards verstößt. Diese Untersuchungen können durch eine Vielzahl von Ereignissen ausgelöst werden, darunter interne Whistleblower-Berichte, Personalbeschwerden oder externe Regierungsmaßnahmen, die von relativ harmlosen routinemäßigen behördlichen Ermittlungen über besorgniserregendere Entwicklungen wie Vorladungen bis hin zu ausgesprochen alarmierenden Entwicklungen wie der Vollstreckung von Durchsuchungsbefehlen reichen. Das Hauptziel jeder in gutem Glauben durchgeführten internen Unternehmensuntersuchung besteht darin, eine umfassende sachliche Untersuchung durchzuführen, um potenzielles Fehlverhalten zu identifizieren und zu ahnden, bei Bedarf geeignete Disziplinarmaßnahmen anzuwenden und Ethik- und Compliance-Programme zu stärken.
In einem bedeutenden, aber oft übersehenen Kurswechsel hat das Justizministerium kürzlich die Bedeutung von Nachrichten und anderen Kommunikationsdaten in den Händen Dritter bei der Bewertung der Zusammenarbeit von Unternehmen mit seinen eigenen Ermittlungen betont. Dieser erweiterte Fokus umfasst nun auch die Kommunikation auf privaten Geräten und Messaging-Plattformen Dritter und geht über traditionelle unternehmenseigene oder genehmigte Kommunikationskanäle hinaus. Dieser Kurswechsel scheint alle Prozesseinheiten des Justizministeriums vom Hauptgericht bis zu allen Bundesbezirken zu betreffen und unterstreicht die Notwendigkeit intensiver Bemühungen zur Identifizierung, Aufbewahrung und Analyse relevanter Kommunikationsdaten bei Unternehmensermittlungen.
Dieser Kurswechsel zeigt, dass man erkannt hat, dass Kommunikationsdaten in Anwendungen zusätzlich zu E-Mails – wie genehmigten Messaging-Apps und Chat-Plattformen von Drittanbietern auf BYOD-Geräten – oft der Ort sind, an dem Ermittler, die Fehlverhalten aufdecken wollen, die aussagekräftigsten Beweise finden können. Erfahrene Ermittler werden Ihnen sagen, dass die Leute gelernt haben, Kommunikationsdaten, über die sie sich Sorgen machen, auf andere Kanäle zu verlagern als auf solche, von denen sie wissen, dass ihr Arbeitgeber Zugriff darauf hat, wie etwa E-Mail.
Personen, die ihre Beteiligung an einem Fehlverhalten verschleiern möchten, bevorzugen zunehmend Kanäle, die ihrer Meinung nach weniger kontrollierbar sind. Dazu gehören Kanäle, die ihrer Meinung nach flüchtig, persönlich kontrolliert, verschlüsselt oder nicht der gleichen Kontrolle wie Unternehmens-E-Mails unterliegen, wie Slack, Teams, iMessage, WhatsApp, ProtonMail, Signal oder Telegram. Trotz der vermeintlichen Sicherheit dieser Plattformen können viele dieser Daten durch zeitnahe und gründliche Untersuchungen wiederhergestellt werden. Selbst wenn Nachrichteninhalte nicht verfügbar sind, können Details darüber, wie und wann diese Plattformen verwendet wurden, wertvolle Einblicke in die Motive und Aktivitäten der Beteiligten liefern.
Der Wettlauf gegen die Zeit: Datenerfassung
Bei Unternehmensermittlungen ist das Timing entscheidend. Es ist dringend erforderlich, Experten für digitale Forensik frühzeitig einzubeziehen, um den Verlust von Beweisen zu verhindern – egal, ob dieser Verlust unbeabsichtigt oder das Ergebnis vorsätzlicher Manipulation ist. Eine schnelle und verdeckte Datenerfassung, die oft durchgeführt wird, bevor die Mitarbeiter von der Untersuchung erfahren, kann wichtige Beweise sichern. Viele Unternehmen wenden sich später an iDS, als sie sollten, da sie sich der Existenz, der zeitlich begrenzten Verfügbarkeit und der Nützlichkeit solcher Daten erst bewusst werden, wenn sie bereits verschwunden sind.
Datenanalysen haben Unternehmensermittlungen revolutioniert, da sie die Echtzeitanalyse riesiger Datensätze ermöglichen, um Warnsignale und wichtige Beweise zu identifizieren. Moderne Analysetools können Daten fast während der Erfassung verarbeiten und analysieren, wodurch die Zeit bis zur Gewinnung von Erkenntnissen, die eine solche Analyse liefern kann, erheblich verkürzt wird. Datenermittler können sich auf die relevantesten Daten konzentrieren, Muster und Trends in den Daten erkennen und umgehend die Identitäten und Aktivitäten der an Fehlverhalten beteiligten Personen aufdecken – sowie die Existenz zusätzlicher Quellen beweiskräftiger Daten, die möglicherweise aufbewahrt und gesammelt werden sollten.
Bei iDS integrieren wir menschliche Intelligenz und Datenanalyse, um einen umfassenden Überblick über die Untersuchung zu bieten. Wir befürworten einen inkrementellen und iterativen Prozess, bei dem Interviewergebnisse und Open-Source-Intelligence in die Unternehmensdatenanalyse integriert werden. Jede Hinzufügung neuer Daten aus beliebiger Quelle zum Datenpool wird als Gelegenheit betrachtet, vorläufige Annahmen, Fragen und Ergebnisse zu überdenken, sodass wir den Fokus der Untersuchung im Lichte der neuen Daten neu kalibrieren können. Dieser Ansatz bestätigt aus Daten gewonnene Erkenntnisse und verfeinert den Fokus der Untersuchung, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen berücksichtigt werden und die Möglichkeit besteht, die Auswirkungen neuer Daten auf die ersten Ergebnisse zu bewerten. Der Einsatz fortschrittlicher Analysetools wie unserer KI-gesteuerten Tools hilft dabei, Nuancen und Zusammenhänge zu erkennen, die menschliche Ermittler übersehen können, während sie sich auf wichtigere Probleme konzentrieren.
Beim Sammeln von Daten ist die Einhaltung der besten forensischen Praktiken zwingend erforderlich, um sicherzustellen, dass Beweise in Gerichtsverfahren zulässig sind. IT-Spezialisten sind wie alle anderen Spezialisten in jeder anderen menschlichen Disziplin – ihre Stärken und Schwächen variieren von einer IT-Spezialisierung zur anderen. Ein Experte für eDiscovery ist möglicherweise kein Experte für digitale Forensik oder Cybersicherheit, obwohl er über jedes Thema möglicherweise mehr weiß als beispielsweise der durchschnittliche Geschworene. IT-Supportmitarbeiter sind möglicherweise gut darin, die IT-Systeme ihrer Arbeitgeber „am Laufen zu halten“, verfügen jedoch möglicherweise nicht über die erforderliche Expertise, um eine eDiscovery-Sammelkampagne oder -Aufgabe kompetent durchzuführen. So wie es für einen Chirurgen nicht ratsam ist, sich selbst den Blinddarm zu entfernen, birgt die Selbsterfassung von Daten während Ermittlungen inhärente Risiken. Diese Praxis kann die Beweiskette und die Integrität der Beweise gefährden.
Professionelle Experten für digitale Forensik wie die von iDS befolgen strenge Protokolle, um Beweise systematisch zu sichern und ihre Zulässigkeit vor Gericht sicherzustellen. Ein unsachgemäßer Umgang mit Beweisen kann ihre Zulässigkeit beeinträchtigen, ihre Glaubwürdigkeit schädigen und ihren Nutzen für eine Aufsichtsbehörde gefährden – was möglicherweise die Kooperationsbereitschaft eines Unternehmens gegenüber einem späteren Staatsanwalt einschränkt.
Das BYOD-Dilemma
Bring Your Own Device (BYOD)-Richtlinien stellen erhebliche Herausforderungen für Unternehmensuntersuchungen dar, da sie die Datenerfassung von privaten Geräten erschweren, auf denen häufig vertrauliche Kommunikation stattfindet. Unternehmen sollten sich gut überlegen, ob ihre BYOD-Richtlinien ausreichend gestaltet sind, um bei Bedarf den Zugriff auf unternehmenseigene Informationen zu gewährleisten, die auf den BYOD-Geräten ihrer Mitarbeiter gespeichert sind.
Wenn in einem Unternehmen eine BYOD-Richtlinie gilt, die den Zugriff des Unternehmens auf die eigenen Daten während einer von Rechtsberatern und Forensikteams durchgeführten Untersuchung verhindert, kann dies möglicherweise zu Problemen führen. Dies gilt insbesondere für stark regulierte Branchen mit erheblichen Compliance-Belastungen.
Die Zukunft der Datenanalyse bei Ermittlungen
Mit Blick auf die Zukunft ist iDS optimistisch, was die Fortschritte bei KI-gesteuerten Analysetools angeht. Diese Technologien versprechen eine deutliche Verbesserung der Geschwindigkeit und Genauigkeit der Datenanalyse und bieten tiefere und schnellere Einblicke in komplexe Untersuchungen. Solche Tools bieten eine Lösung für die ständige Herausforderung, sich an neue Anwendungen und sich entwickelnde digitale Landschaften anzupassen.
Die Datenanalyse wird die Ermittlungen in Unternehmen revolutionieren. KI-gestützte Tools vereinfachen nicht nur die Analyse riesiger Datensätze, sondern decken auch nuancierte Muster und Anomalien auf, die sonst möglicherweise unbemerkt bleiben.
Letztlich sind Daten der Kern effektiver Unternehmensermittlungen. Die sich entwickelnde Umgebung für die Einhaltung und Durchsetzung von Vorschriften erfordert einen proaktiven Ansatz von Experten, die die vorherrschende Form von Beweismitteln verstehen: Daten.
Unternehmen wie iDS spielen aufgrund ihres Fachwissens und ihrer Erfahrung eine entscheidende Rolle bei der Bewältigung dieser Komplexitäten und gewährleisten gründliche und rechtlich einwandfreie Untersuchungen.
In Zukunft ist es nicht nur vorteilhaft, Forensiker schon früh im Ermittlungsprozess einzubeziehen, sondern unerlässlich. Dies gilt insbesondere deshalb, weil Kommunikationsdaten für die Durchführung effektiver unternehmensinterner Untersuchungen unverzichtbar sind. Fragen Sie nicht iDS, sondern die Aufsichtsbehörden.
iDS bietet beratende Datenlösungen für Unternehmen und Anwaltskanzleien auf der ganzen Welt und verschafft ihnen damit einen entscheidenden Vorteil – sowohl vor Gericht als auch außerhalb. Die Fachexperten und Datenstrategen von iDS sind darauf spezialisiert, Lösungen für komplexe Datenprobleme zu finden und sicherzustellen, dass Daten als Vermögenswert und nicht als Belastung genutzt werden können. Weitere Informationen finden Sie unter iDSinc.coM.