En el acelerado mundo de las investigaciones y el eDiscovery, es importante distinguir entre “necesidades” y “deseos”." Es más que un simple ejercicio filosófico: es una necesidad empresarial. Los presupuestos son ajustados, condicionados por las demandas de los clientes, las presiones regulatorias y la inherente imprevisibilidad de descubrir lo desconocido.“No sé lo que no sé”). Como consultor, la capacidad de priorizar las herramientas esenciales por encima de los tentadores "accesorios deseables" es un factor determinante para generar valor y mantener la responsabilidad fiscal.
Todo comienza con una pregunta
Bueno, quizá algunas preguntas. Pero el punto es el mismo: ¿Qué buscamos lograr? Si nuestros consultores y examinadores descubren X, ¿qué implicaciones tiene para su caso? ¿Hay algún dato crucial en el que debamos centrarnos?
Aquí es donde un consultor empieza a identificar y a diseñar un plan de acción. Empieza con el resultado deseado y trabaja a la inversa; no es tan diferente de las matemáticas. No sea pasivo: haga preguntas, cuestione suposiciones y ofrezca perspectivas. Un consultor no es solo alguien que recibe órdenes; su valor reside en el análisis profundo y la orientación estratégica.
Educar e informar (En Re: Necesidades vs. Deseos)
La función principal de un consultor es gestionar las expectativas del cliente. Los clientes pueden tener ideas preconcebidas sobre lo que "necesitan" y lo que "desean". Informarlos sobre las implicaciones costo-beneficio de sus decisiones les ayuda a tomar decisiones más inteligentes.
Por ejemplo, una recopilación de datos específica y auditable es mucho más rentable que un enfoque generalizado de "recopilar todo". Al demostrar el retorno de la inversión (ROI) de las herramientas que minimizan los costos de revisión posteriores, en comparación con aquellas que simplemente resultan atractivas en una propuesta, ayuda a los clientes a centrarse en el panorama general. Ofrezca su experiencia, establezca expectativas realistas y evite la tentación de cambiar de estrategia.
Una solicitud típica
“Quisiera presentar una solicitud de anulación en quince días, tras haber revisado las fuentes de datos relevantes de tres dispositivos de una misma persona”.
Este es un ejemplo clásico de un "deseo" disfrazado de "necesidad". El equipo legal debe cumplir con una obligación crítica antes del 28el Febrero, pero con presupuestos limitados y tiempo limitado, priorizar se vuelve esencial. El tiempo, al igual que los recursos, no es infinito.
(Ver: mecánica cuántica y curvas temporales cerradas para recordar que el tiempo es un recurso limitado y que, una vez que se acaba, no vuelve a repetirse).
En una situación como ésta, el plan podría desarrollarse de la siguiente manera:
- Adquirir datos móviles centrándose en mensajes de chat, notas, memorandos y contenido creado por humanos para su revisión.
- Obtener los datos de la computadora portátil del usuario, aislando solo los datos más relevantes creados por el usuario para su revisión.
- Recupere datos de correo electrónico del entorno corporativo del usuario como una fuente integral, evitando la necesidad de recopilar correos electrónicos de la computadora portátil y posiblemente del teléfono móvil.
- Aplicar limitaciones de datos, búsqueda de términos clave y, si corresponde, flujos de trabajo de revisión asistidos por tecnología (como CAL/TAR).
- Los equipos legales externos pueden utilizar revisores de documentos contractuales (con capacidades lingüísticas) para reducir aún más costos y ahorrar tiempo para el cliente.
Al final
En las investigaciones y el eDiscovery, distinguir entre "necesidades" y "deseos" no se trata solo de gestionar presupuestos, sino de generar valor y mantener la confianza. Al priorizar lo esencial y asignar recursos estratégicamente, los consultores pueden lograr resultados que satisfagan tanto las limitaciones económicas como las expectativas del cliente.
En esencia, este enfoque garantiza que cada libra, euro y dólar invertido impulse el caso, una filosofía que beneficia tanto a los consultores como a los clientes a largo plazo. En ocasiones, los casos cuestan más de lo previsto.Así es la vida. Pero cuando los objetivos están alineados y las expectativas se cumplen, los sobrecostos se consideran una consecuencia, no un problema.
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